Der BFH befasst sich mit der Frage, ob ein Arbeitnehmer mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag, der im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) tätig ist, einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet werden kann. Es geht hier darum, dass eine dauerhafte Zuordnung unter den spezifischen Bedingungen des AÜG in der Regel nicht möglich ist.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger und Revisionskläger (Kläger) war seit dem 23.04.2014 bei einer Zeitarbeitsfirma angestellt. Das zunächst befristete Arbeitsverhältnis wurde ab dem 28.11.2015 in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis umgewandelt und endete am 31.08.2018. Während dieses Arbeitsverhältnisses war der Kläger im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) bei verschiedenen Entleihfirmen tätig. In seiner Steuererklärung 2018 machte der Kläger Fahrtkosten zwischen Wohnung und der Tätigkeitsstätte nach Reisekostengrundsätzen (154 Tage x 35 km) abzüglich des steuerfreien Fahrtkostenersatzes in Höhe von 466 € und ab dem 1.9.2018 mit der Entfernungspauschale (76 Tage x 35 km) geltend. Das Finanzgericht hat entschieden, dass der Steuerpflichtige über eine erste Tätigkeitsstätte bei dem Entleiher verfügt habe.

Der BFH hob das Urteil des Finanzgerichts auf und stellte klar, dass bei Leiharbeitnehmern die Bestimmungen des AÜG, die nur eine vorübergehende Überlassung an den Entleiher erlauben, entscheidend sind und eine dauerhafte Zuordnung an eine feste Arbeitsstätte in der Regel ausschließen. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Anwendung von Reise- und Fahrtkostenregelungen. Somit kann der Kläger seine Fahrtkosten auf Grundlage der günstigeren Reisekostengrundsätze und nicht nach der weniger vorteilhaften Entfernungspauschale geltend machen.

Fazit: Dieses BFH-Urteil verdeutlicht, dass die Definition einer ersten Tätigkeitsstätte nach wie vor schwierig ist, insbesondere hinsichtlich der rechtlichen Situation von Leiharbeitnehmern.

Für die Arbeit an Sonntagen und Feiertagen oder in der Nacht erhalten auch Minijobber häufig Zuschläge zusätzlich zum regulären Verdienst. Diese sogenannten SFN-Zuschläge (Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge) sind eine Zusatzvergütung, sodass sich die Frage stellt, ob diese Zuschläge dann weitergezahlt werden müssen, wenn der Minijobber wegen Krankheit ausfällt oder wegen eines Beschäftigungsverbots in der Schwangerschaft ausfällt. Welche Erstattungen sind für Arbeitgeber möglich?

Entgeltfortzahlung im Minijob
Arbeitgeber müssen Minijobbern im Krankheitsfall oder während eines ärztlichen Beschäftigungsverbots den Verdienst weiter zahlen, und zwar 

• bei Krankheit bis zu 6 Wochen, sofern das Arbeitsverhältnis seit mindestens 4 Wochen besteht,
• beim Mutterschutz für die Dauer des Beschäftigungsverbots während der Schwangerschaft.

Für die Höhe der Entgeltfortzahlung ist nicht nur der reguläre Verdienst relevant. Es müssen auch SFN-Zuschläge berücksichtigt werden, sofern diese vertraglich oder tariflich vereinbart sind.

Steuerliche Behandlung von SFN-Zuschlägen:
Für SFN-Zuschläge gilt:

• In der Regel sind SFN-Zuschläge bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuer- und beitragsfrei.
• Bei Entgeltfortzahlung während Krankheit oder einem Beschäftigungsverbot sind diese Zuschläge jedoch steuerpflichtig, da keine Arbeitsleistung erbracht wird.

Trotz der Steuerpflicht bleibt der Status als Minijobber erhalten, auch wenn die Verdienstgrenze von 556 € überschritten wird. Arbeitgeber müssen in diesem Fall lediglich die üblichen Pauschalabgaben an die Minijob Zentrale zahlen.

Praxis-Beispiel:
Eine Minijobberin verdient 556 € im Monat und arbeitet regelmäßig nachts. Hierfür erhält sie SFN-Zuschläge in Höhe von 50 €, die ihrem Verdienst zugerechnet werden.
Verdienst: 556 € + steuer- und beitragsfreie SFN-Zuschläge von 50 €
Verdienst zzgl. SFN-Zuschläge = 606 €/beitragspflichtiger Verdienst: 556 €
Für den Arbeitgeber sind die SFN-Zuschläge steuer- und beitragsfrei. Der beitragspflichtige Verdienst bleibt somit bei 556 €. Es liegt also ein Minijob vor.

Erwartet die Minijobberin ein Kind und fällt sie aufgrund eines Beschäftigungsverbots aus, ist der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Verdienst weiterzuzahlen. Dazu zählen auch die SFN-Zuschläge. Da die Minijobberin die Arbeitsleistung nicht erbringt, wird der SFN-Zuschlag von 50 € steuer- und beitragspflichtig. Hier gilt jetzt die Sonderregelung bei Mutterschutz und Krankheit: Obwohl die Verdienstgrenze von 556 € überschritten wird, bleibt es bei einem Minijob und der Arbeitgeber muss die üblichen Minijob-Abgaben von 606 € zahlen.

Erstattung für Arbeitgeber
Damit Arbeitgeber mit den Kosten nicht allein gelassen werden, gibt es die Umlageverfahren U1 (Krankheit) und U2 (Mutterschaft). Für Minijobber ist die Knappschaft-Bahn-See die zuständige Umlagekasse. Über die Umlageverfahren können sich Arbeitgeber den fortgezahlten Verdienst ganz oder teilweise erstatten lassen:

• U1 (Krankheit): Es werden bis zu 80% der Entgeltfortzahlung erstattet.
• U2 (Mutterschaft): Die Knappschaft-Bahn-See übernimmt die vollständigen Kosten.

Wichtig: Auch die fortgezahlten Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sind erstattungsfähig.

Praxis-Tipps für Arbeitgeber:
Arbeitsverträge prüfen: Sind SFN-Zuschläge vereinbart, müssen sie auch bei Krankheit und Beschäftigungsverbot gezahlt werden.
Lohnabrechnung beachten: SFN-Zuschläge sind während der Entgeltfortzahlung steuer- und beitragspflichtig.
Erstattung beantragen: Die Umlageverfahren U1 und U2 entlasten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber finanziell.

Das Finanzgericht Düsseldorf hat entschieden, dass ein Arbeitnehmer, der als Leiharbeitnehmer temporär bei einem Kunden tätig wird, dort keine „erste Tätigkeitsstätte“ im Sinne des § 9 Abs. 4 EStG hat.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger war seit dem 16.8.2021 als Mitarbeiter einer Firma tätig. Vertraglich war bestimmt, dass er in der Niederlassung der Firma eingestellt wird. Der Sitz dieser Niederlassung gilt als erste Tätigkeitsstätte, sodass ein Fahrtkostenersatz nur in Betracht kommt, wenn die Aufwendungen für die Fahrt zwischen Wohnort und Niederlassung darüber hinausgehen. Es war vereinbart, dass die Firma als Personaldienstleistungsunternehmen seine Mitarbeiter an wechselnden Einsatzstellen bei Kundenbetrieben einsetzt. Der Mitarbeiter erklärte sich damit einverstanden. 

Der Arbeitsvertrag wurde „unbefristet abgeschlossen“. Einsatzort des Klägers als Testkoordinator wurde ab 16.8.2021 ein Betrieb in Bayern, wobei die geplante Dauer des Einsatzes mit „Ende offen“ bestimmt war. Mit weiterer Einsatzeinweisung vom 2.5.2022 wurde die unmittelbare Fortsetzung des Einsatzes in dem Betrieb in Bayern, wieder mit „Ende offen“ bestimmt. Nach einer Bescheinigung des Arbeitgebers vom 11.9.2023 stand der Kläger bis zum 3.2.2023 bei dem Kunden in Bayern im Einsatz. Vom 4.2.2023 bis 29.5.2023 war er projektlos und seit dem 30.5.2023 wieder bei demselben Kunden in Bayern eingesetzt.

Mit Bescheid vom 7.7.2023 zur Einkommensteuer 2022 berücksichtigte das Finanzamt als Fahrtkosten des Klägers die Entfernungspauschale von 0,30 € an 194 Tagen für 7 km, d.h. der Entfernung zwischen der Zweitwohnung des Klägers und dem Sitz des Entleihers in Bayern. Zusätzlich erkannte es die erklärten Mehraufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung an.

Das Finanzgericht entschied, dass eine Abrechnung nach Reisekostengrundsätzen vorzunehmen ist. Gemäß § 1 Abs. 1b Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) muss der Arbeitsvertrag und die maximale Überlassungsdauer eine zeitliche Begrenzung für die Zuordnung zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte vorsehen. Dadurch greift die Standardregelung für den Abzug von Fahrtkosten über die „Entfernungspauschale“ nicht, sodass der Arbeitnehmer seine Reisekosten nach den vorteilhafteren „Reisekostengrundsätzen“ absetzen kann. Somit ist die Pauschale von 0,30 € nicht nur für die Entfernungskilometer, sondern für die gefahrenen Kilometer abzugsfähig.

Das Finanzgericht führt aus, dass die Regelung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), die eine maximale Überlassungsdauer vorschreibt, auch für die steuerliche Beurteilung relevant sein muss. Die frühere abweichende Auffassung der Finanzverwaltung ist nicht mehr relevant. Hintergrund hierfür ist, dass sich ein Arbeitnehmer aufgrund dieser gesetzlichen Begrenzung nicht dauerhaft oder langfristig auf eine bestimmte Tätigkeitsstätte einstellen kann und somit auch seine Fahrtkosten nicht entsprechend vermindern oder optimieren kann. Zudem wird in dem Urteil auf den Unterschied zwischen der 18-monatigen Begrenzung im AÜG und dem Zeitraum von 48 Monaten, wie er in der steuerlichen Regelung für eine dauerhafte Zuordnung herangezogen wird, hingewiesen.

Fazit: Das Finanzgericht sieht eine Wechselwirkung zwischen arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Regelungen. Es wirft jedoch auch wesentliche Fragen zur Abstimmung dieser Vorschriften auf, was die Zulassung einer möglichen Revision durch den Bundesfinanzhof rechtfertigt. Es ist ein relevanter Beschluss für Arbeitnehmer in ähnlichen Überlassungssituationen.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass die wöchentlichen Fahrten eines Berufskraftfahrers zwischen seinem Wohnort und dem Firmensitz seines Arbeitgebers nach den Grundsätzen des Reisekostenrechts und nicht als einfache Pendlerpauschale („Entfernungspauschale“) zu behandeln sind. 

Praxis-Beispiel:
Der Kläger wohnt in Polen. Er erzielte Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit als Kraftfahrer für eine deutsche Firma. In § 2 seines Arbeitsvertrages war geregelt: „Der Arbeitnehmer leistet seine Tätigkeit als Kraftfahrer für den Arbeitgeber in ganz Deutschland und, soweit im Zusammenhang der betrieblichen Tätigkeit des Arbeitgebers erforderlich, auch im Ausland.” In diesem Zusammenhang begab sich der Kläger wöchentlich zum Betriebssitz seines Arbeitgebers, von wo aus er mit dem LKW seine Wochentour begann. Ende der Woche stellte er den LKW wieder am Betriebssitz ab. Vor- und nachbereitende Tätigkeiten (Überprüfung des LKW auf Fahrtauglichkeit, Erstellung und Besprechung von Tourenplänen, Be- und Entladen) wurden am Betriebssitz durchgeführt. Hierzu hielt sich der Kläger Anfang der Woche ca. 1,5 Stunden und Ende der Woche ca. 2,5 Stunden am Betriebssitz auf. Zentrales Thema war, ob der Betriebssitz des Arbeitgebers als „Sammelpunkt“ oder als erste Tätigkeitsstätte angesehen werden kann.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass der Betriebssitz des Arbeitgebers nicht die Kriterien einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt, da der Berufskraftfahrer hauptsächlich auf seinem LKW und bundesweit tätig war. Auch die kurze Aufenthaltszeit am Betriebssitz zu Beginn und am Ende der Woche (insgesamt ca. vier Stunden) rechtfertigt keine andere Einstufung. Ebenso wenig kann der Betriebssitz als „Sammelpunkt“ gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG anerkannt werden, da die Tätigkeit des Fahrers überwiegend außerhalb des Unternehmens stattfindet und das regelmäßige Aufsuchen des Firmensitzes nicht „typischerweise arbeitstäglich“ erfolgte, wie dies gesetzlich vorgesehen ist.

Das Gericht kam daher zu dem Schluss, dass die Fahrtkosten des Klägers nach den Grundsätzen des Reisekostenrechts mit der vollen Km-Pauschale (0,30 € je km) abzurechnen sind, was zu einem zusätzlichen Werbungskostenabzug von 2.563,50 € führte. Dabei wurde die besondere Berufssituation von Berufskraftfahrern anerkannt, bei denen keine festen Arbeitsstätten oder Sammelpunkte im traditionellen Sinne vorliegen. 

Wichtig: Dieses Urteil wirkt sich auf die Gruppe der Berufskraftfahrer insgesamt aus. Da der BFH über vergleichbare Sachverhalte bisher nicht entschieden hat, hat das Finanzgericht die Revision zugelassen, um eine einheitliche Rechtsprechung für vergleichbare Fälle zu ermöglichen.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat den Referentenentwurf für die Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026 veröffentlicht. Mit der Verordnung werden die maßgebenden Rechengrößen der Sozialversicherung turnusgemäß an die Einkommensentwicklung des Vorjahres angepasst. Zum 1.1.2025 ist die Rechtskreistrennung in "Ost" und "West" bei den Meldungen entfallen. Seitdem gelten für die gesamte Bundesrepublik einheitliche Rechengrößen.

Beitragsbemessungsgrenze 2026: Krankenversicherung
Dem Entwurf zufolge soll die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) im Jahr 2026 auf 5.812,50 € monatlich (69.750 € jährlich) betragen. Für die soziale Pflegeversicherung gelten die selben Werte.

Jahresarbeitsentgeltgrenze 2026 (Versicherungspflichtgrenze)
Die im Versicherungsrecht relevante allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) soll von 73.800 € (2025) auf 77.400 € angehoben werden.
Für Arbeitnehmer, die am 31.12.2002

• wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze des Jahres 2002 (40.500 €) versicherungsfrei und
• bei einer privaten Krankenversicherung in einer substitutiven Krankenversicherung versichert waren,

gilt eine besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze. Diese wird laut Entwurf ab dem 1.1.2026 bei 69.750 € liegen.

Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung 2026
Die Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung und in der Arbeitslosenversicherung soll um 400 €, also auf 8.450 € monatlich angehoben werden. Jährlich sind dies 101.400 €. In der knappschaftlichen Rentenversicherung beträgt sie 10.400 € monatlich bzw. 124.800 € jährlich.

Bezugsgröße 2026
Die Bezugsgröße ist eine einheitliche "Referenzgröße" für den gesamten Bereich der Sozialversicherung. Sie ist dynamisch und wird zum 1.1. jeden Jahres durch Rechtsverordnung an die allgemeine Lohnentwicklung angepasst. Die monatliche Bezugsgröße beträgt ab dem Jahr 2026 3.955 € monatlich bzw. 47.460 € jährlich.

Vorläufiges Durchschnittsentgelt Rentenversicherung
Das vorläufige Durchschnittsentgelt beträgt für das Jahr 2026 51.944 €.

Rechengrößen 2026
Die den Sozialversicherungsrechengrößen 2026 zugrunde liegende Lohnentwicklung im Jahr 2024 (Veränderung der Bruttolöhne und -gehälter je Arbeitnehmer ohne Personen in Arbeitsgelegenheiten mit Entschädigung für Mehraufwendungen) betrug im Bundesgebiet 5,16%. Für die Bestimmung des (endgültigen) Durchschnittsentgelts für das Jahr 2024 ist nach den gesetzlichen Vorschriften die Lohnzuwachsrate im Jahr 2024 für die alten Länder in Höhe von 5,26% maßgebend.

Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026
Die Verordnung über maßgebende Rechengrößen der Sozialversicherung für 2026 (Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026) wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales erlassen. Üblicherweise kann bis Ende Oktober mit einem Beschluss des Bundeskabinetts gerechnet werden.

Ein Minijob kann vom Arbeitgeber oder vom Minijobber beendet werden. Grundsätzlich gelten für Minijobs dieselben Kündigungsfristen wie bei anderen Beschäftigungen. Wer das Arbeitsverhältnis kündigen möchte, muss grundsätzlich eine gesetzliche Frist von vier Wochen (28 Tage) zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats einhalten.

Praxis-Beispiel:
Eine Studentin arbeitet als Verkäuferin in einem Café. Sie möchte zum Ende des Monats Juni kündigen. Damit die Kündigung wirksam wird, muss sie ihr Schreiben spätestens am 2. Juni abgeben, da nur so die Frist von 28 Tagen eingehalten wird.

Je nach Dauer der Beschäftigung gelten längere Kündigungsfristen. Je länger ein Minijobber im Betrieb arbeitet, desto mehr Zeit müssen Arbeitgeber für eine Kündigung einplanen. Wichtig: Die verlängerten Fristen gelten ausschließlich für Kündigungen, die von Arbeitgeberseite ausgesprochen werden. Minijobber können auch nach vielen Jahren mit der regulären Frist von vier Wochen kündigen. In Arbeits- oder Tarifverträgen können vom Gesetz abweichende Kündigungsfristen vereinbart sein. Für die Berechnung der Kündigungsfrist gilt:

• Vier Wochen bedeuten genau 28 Kalendertage.
• Zwischen dem Tag, an dem die Kündigung beim Empfänger ankommt und dem gewünschten Ende des Arbeitsverhältnisses müssen mindestens 28 Tage liegen.
• Der Tag, an dem die Kündigung zugestellt wird, darf bei der Berechnung der Frist nicht berücksichtigt werden.
• Wochenenden und Feiertage werden mitgezählt, da es sich um eine Wochenfrist handelt.

Beispiel für die Fristenberechnung
Die Kündigung eines Minijobs soll zum 31. Juli erfolgen. Ausgehend vom letzten Arbeitstag wird die Frist so berechnet: 31.Juli - 28 Tage = 4. Juli. Da der Tag, an dem die Kündigung zugestellt wird, nicht mit einberechnet wird, muss die Kündigung spätestens am 3. Juli zugestellt sein.

Kündigung während der Probezeit
Wurde zu Arbeitsbeginn eine Probezeit vereinbart, gilt eine verkürzte gesetzliche Kündigungsfrist von zwei Wochen (14 Tagen) für beide Seiten. Diese Regelung gilt für höchstens sechs Monate ab Arbeitsbeginn. In Arbeits- oder Tarifverträgen kann eine kürzere Probezeit vereinbart werden - aber sie darf niemals länger als sechs Monate dauern.

Kündigung einer befristeten Beschäftigung
Auch bei einer befristeten Beschäftigung - zum Beispiel bei einer Aushilfe - ist es möglich, im Vertrag für die ersten drei Monate eine kürzere Kündigungsfrist festzulegen.

Kann der Minijob auch fristlos gekündigt werden?
In bestimmten Ausnahmefällen ist eine Kündigung auch fristlos - also ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist - möglich. Das gilt sowohl für Minijobber als auch für Arbeitgeber. Voraussetzung ist allerdings ein wichtiger Grund, der es unzumutbar macht, das Arbeitsverhältnis bis zum Ablauf der normalen Kündigungsfrist fortzuführen. Beispiele für solche Gründe sind:

• Diebstahl am Arbeitsplatz
• wiederholte grobe Beleidigungen
• schwerwiegendes Fehlverhalten, das dem Unternehmen schadet
• wiederholt ausbleibende Zahlungen des Verdienstes

Ob eine fristlose Kündigung rechtlich zulässig ist, hängt immer vom Einzelfall ab. Hier empfiehlt es sich, im Zweifel rechtlichen Rat einzuholen.

Eine Kündigung ist nur dann rechtswirksam, wenn sie schriftlich auf Papier erfolgt und eigenhändig unterschrieben ist. Kündigungen per E-Mail, SMS, WhatsApp oder mündlich sind nicht gültig - selbst dann nicht, wenn beide Seiten einverstanden wären. Die sogenannte elektronische Form reicht nicht aus.

Damit im Zweifel nachgewiesen werden kann, wann die Kündigung zugestellt wurde, sollte diese 

• persönlich übergeben werden. Der Empfang kann zusätzlich schriftlich bestätigt werden.
• per Einwurfeinschreiben versendet werden, um den Zugang nachweisen zu können.

Allgemeiner Kündigungsschutz
Auch Minijobber können unter das allgemeine Kündigungsschutzgesetz fallen, wenn der Betrieb mehr als 10 Beschäftigte hat und das Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate besteht. Sind beide Voraussetzungen erfüllt, muss eine Kündigung außerdem sozial gerechtfertigt sein. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Kündigung

• betriebsbedingt (z. B. Arbeitsplatz fällt weg),
• verhaltensbedingt (z. B. wiederholte Unpünktlichkeit) oder
• personenbedingt (z. B. dauerhafte Erkrankung) erfolgt.

Wichtig: In kleinen Betrieben mit bis zu 10 Beschäftigten besteht kein allgemeiner Kündigungsschutz. Eine Kündigung darf dann auch ohne einen bestimmten Grund erfolgen.

Einige Personengruppen genießen besonderen Schutz vor Kündigungen, unabhängig von der Betriebsgröße oder der Beschäftigungsdauer.
Dazu zählen unter anderem:

• Schwangere (ab dem ersten Tag der Schwangerschaft)
• Eltern in Elternzeit
• Schwerbehinderte

In diesen Fällen ist eine Kündigung nur mit Zustimmung der zuständigen Aufsichtsbehörde zulässig.

Hat der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen überlassen, den er für betriebliche und private Zwecke nutzen darf, setzt der Arbeitgeber regelmäßig 1% vom Bruttolistenpreis pro Monat als geldwerten Vorteil an.

Die Finanzverwaltung verzichtet darauf, für die Fahrten einen geldwerten Vorteil anzusetzen, die der Arbeitnehmer mit seinem Firmenwagen zurücklegt, um andere Einkünfte zu erzielen. Der Arbeitgeber erfasst (über den 1%-Wert hinaus) keinen zusätzlichen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn. Der Arbeitnehmer darf in seiner Einkommensteuererklärung zusätzlich sogar die Entfernungspauschale geltend machen, wenn er den Firmenwagen für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte im Rahmen eines anderen Dienstverhältnisses zurücklegt (R 9.10. Abs. 2 der LStR).

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer hat mit seiner Ehefrau einen Arbeitsvertrag geschlossen und ihr im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einen Firmenwagen überlassen (Bruttolistenpreis 30.000 €). Die Arbeitnehmer-Ehegattin übt darüber hinaus bei einem anderen Arbeitgeber ein weiteres Beschäftigungsverhältnis aus. Die Entfernung von 14km zu dieser Arbeitsstätte legt die Arbeitnehmer-Ehegattin mit dem Firmenwagen zurück.

Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Das gilt auch bei Kapitalgesellschaften, z. B. bei einer GmbH oder einer UG haftungsbeschränkt. Liegen die entsprechenden Voraussetzungen vor, dann sind die Zuwendungen bei den Arbeitnehmern nicht als Arbeitslohn zu erfassen, soweit der Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Das gilt auch für einen GmbH-Gesellschafter, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist.

Praxis-Beispiel:
Eine GmbH veranstaltete mit ihren 8 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung haben pro Person 200 € betragen. Für die 8 Arbeitnehmer sind somit insgesamt Aufwendungen in Höhe von (8 × 200 € =) 1.600 € entstanden. Von den Kosten, die auf die Arbeitnehmer entfallen, bucht die GmbH (8 × 110 € =) 880 € als lohnsteuerfreie Sachzuwendung. Die verbleibenden 720 € unterwirft die GmbH pauschal mit 25% der Lohnsteuer, sodass die pauschal versteuerten Lohnbestandteile nicht in der individuellen Lohnabrechnung erfasst wurden. Die pauschale Steuer beträgt insgesamt 202,50 € (720 € × 25 % = 180,00 € + 5,5 % = 9,90 € Solidaritätszuschlag + 12,60 € (7%) pauschale Kirchensteuer). Aber! Die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer darf insgesamt nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Geburtstagsfeier des Arbeitnehmers (GmbH-Gesellschafters)
Begünstigt sind maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr, zu denen nicht die Geburtstagsfeier gehört, zu der ein Arbeitnehmer einlädt. Diese Aufwendungen trägt der Arbeitnehmer, sodass nur er einen Werbungskostenabzug geltend machen kann. Grundsätzlich dürfen die Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Kosten aber ganz oder teilweise beruflich veranlasst sein. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Feier nicht in erster Linie der Ehrung des Jubilars und damit nicht der repräsentativen Erfüllung gesellschaftlicher Konventionen dient, sondern dem kollegialen Miteinander und daher der Pflege des Betriebsklimas. Das ist der Fall, wenn der Jubilar mit seiner Einladung der Belegschaft Dank und Anerkennung zollt oder gefestigten betrieblichen Gepflogenheiten Rechnung trägt.

Praxis-Beispiel:
Der alleinige Geschäftsführer einer GmbH hat anlässlich der Vollendung seines 60. Lebensjahrs sämtliche Mitarbeiter der GmbH (insgesamt ca. 70 Personen) in eine Werkstatthalle der GmbH eingeladen. Die GmbH war bei der Organisation der Geburtstagsfeier eingebunden. Die Werkstatthalle wurde für die Feierlichkeit mit Mobiliar der GmbH (Bierzeltgarnituren) ausgestattet. Die Feier fand an einem Freitag von 12 Uhr bis 17 Uhr statt. Ein Teil der Gäste erschien in Arbeitskleidung. Die Kosten der Feier beliefen sich auf ca. 35 € pro Person. Außerdem fanden private Geburtstagsfeiern des Geschäftsführers mit deutlich höheren Kosten statt. Das Finanzamt lehnte den Abzug der Aufwendungen für die Geburtstagsfeier in Höhe von 2.470 € ab. Der BFH sah jedoch zwischen den Aufwendungen und den steuerpflichtigen Einnahmen einen Veranlassungszusammenhang und ließ den Werbungskostenabzug zu.

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Davon ist auszugehen, wenn die Aufwendungen mit der Erzielung von Einkünften objektiv zusammenhängen und ihr subjektiv zu dienen bestimmt sind, d.h. wenn sie in wirtschaftlichem Zusammenhang mit den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit stehen. Dabei kommt es entscheidend darauf an, welche Gründe den Steuerpflichtigen zu den Aufwendungen bewogen haben.

Das bedeutet, dass der Anlass einer Feier ein Indiz, nicht aber das alleinentscheidende Kriterium ist. Trotz des Geburtstags, der ein herausgehobenes persönliches Ereignis ist, können die Aufwendungen für die Feier beruflich veranlasst sein. Ob die Aufwendungen Werbungskosten sind, ist daher anhand weiterer Kriterien zu beurteilen. So ist von Bedeutung, wer als Gastgeber auftritt, wer die Gästeliste bestimmt, ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter (des Steuerpflichtigen oder des Arbeitgebers), um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse, um Verbandsvertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Steuerpflichtigen handelt. Zu berücksichtigen ist außerdem, an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet, ob sich die finanziellen Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegen und ob das Fest den Charakter einer privaten Feier aufweist oder ob das nicht der Fall ist.

Der Wert der Leistungen, den Arbeitnehmer durch eine Betriebsveranstaltung erhalten, ist regelmäßig anhand der Kosten zu schätzen, die der Arbeitgeber dafür aufgewendet hat. Diese Kosten werden, soweit sie nicht individualisierbar sind, zu gleichen Teilen auf sämtliche Teilnehmer und damit auch auf Familienangehörige und Gäste, die den Arbeitnehmer bei der Betriebsveranstaltung begleitet haben, aufgeteilt.

Der auf Familienangehörige entfallende Aufwand wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Hierbei ist eine Freibetragsgrenze von 110 € zu berücksichtigen. Bei der Berechnung müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung bezahlt. Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen.

Die Freibetragsgrenze von 110 € gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten und seine Kinder entfallen, den Betrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden.

Der Unternehmer erfasst nur die Kosten für eine Betriebsveranstaltung als Lohnaufwand, die auf seine Arbeitnehmer entfallen. Aufwendungen, die auf den Unternehmer selbst und seine Gäste entfallen, können nicht als Lohnaufwand gebucht werden. Die eigenen Aufwendungen bucht der Unternehmer als "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Die Kosten, die auf seine Gäste entfallen, erfasst der Unternehmer als Privatentnahmen, wenn die Gäste aus privaten Gründen eingeladen wurden, und als geschäftliche Bewirtungskosten und/oder Geschenke für Geschäftsfreunde, wenn die Einladung aus betrieblichen Gründen erfolgt ist.

Bewirtungskosten und übrige Aufwendungen, die diesen Personenkreis betreffen, können nach den "allgemeinen" Regelungen im Abzug beschränkt sein (für Geschenke gilt die 50-€-Abzugsgrenze und bei Bewirtungen die 70%ige Einschränkung für Bewirtungskosten). Übernimmt der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer verauslagte Reiseaufwendungen, sind diese als Werbungskostenersatz gemäß § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, weil die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung beruflich veranlasst ist.

Das kostenlose oder verbilligte Aufladen der Batterien von Elektro- bzw. Hybridelektrofahrzeugen im Betrieb des Arbeitgebers ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob es sich um ein Privat- oder Firmenfahrzeug handelt. Während bei der 1%-Regelung der Ladestrom, der vom Arbeitgeber gestellt wird, durch den Ansatz des pauschalen Nutzungswerts abgegolten ist, werden Firmenwagen bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode dadurch begünstigt, dass die Stromkosten nicht erfasst werden.

Das Aufladen privater Elektrofahrzeuge oder Hybridelektrofahrzeuge des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber ist weder auf einen Höchstbetrag noch auf die Anzahl der begünstigten Kraftfahrzeuge begrenzt. Begünstigt ist das Aufladen an jeder ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines mit dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmens. Die Steuerbefreiung gilt ebenso für Leiharbeitnehmer im Betrieb des Entleihers. Die kostenlose Überlassung des betrieblichen Ladestroms ist lohnsteuer- und auch sozialversicherungsfrei.

Die Steuerfreiheit des Ladestroms für private Pkw der Beschäftigten ist nicht nur bei arbeitgebereigenen Ladevorrichtungen, sondern auch in folgenden Fällen gegeben:

• Der Arbeitgeber gestattet einem externen Anbieter den Betrieb von Ladevorrichtungen auf seinem Betriebsgrundstück. Die Kosten des von seinen Beschäftigten für ihre Fahrzeuge aus diesen Ladevorrichtungen bezogenen Ladestroms werden unmittelbar vom Arbeitgeber übernommen.
• Der Arbeitgeber ist Mieter einer Immobilie. Zu dieser Immobilie gehören auch Ladevorrichtungen, die die Beschäftigten nutzen können. Der Arbeitgeber übernimmt wiederum unmittelbar die Kosten des von seinen Beschäftigten an diesen Ladevorrichtungen bezogenen Ladestroms.

Wichtig! Im Gegensatz zur lohn- und sozialversicherungsfreien Überlassung von Strom an die Beschäftigten zum Aufladen eines privaten Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs muss die Wertabgabe der Umsatzsteuer unterworfen werden. 

Private Ladevorrichtungen
Lohnsteuerfrei sind auch vom Arbeitgeber zusätzlich gewährte Vorteile für die zur privaten Nutzung zeitweise überlassene betriebliche Ladevorrichtung für Elektrofahrzeuge oder Hybridelektrofahrzeuge (= Wallboxen). Der aus Wallboxen bezogene Ladestrom fällt nicht unter die Steuerbefreiung. Die Steuerbefreiung gilt jedoch nur, wenn die Ladevorrichtung im Eigentum des Arbeitgebers bleibt. 

Der Arbeitgeber kann die geldwerten Vorteile aus der Übereignung einer Ladevorrichtung ebenso wie seine Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für den Erwerb und für die Nutzung einer Ladevorrichtung pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG). Voraussetzung: Auch diese Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen des Arbeitgebers für den Erwerb der Ladevorrichtung (einschließlich Umsatzsteuer).

Privates Aufladen des Elektrodienstwagens: Finanzamt erlaubt pauschalen Auslagenersatz
Lädt der Arbeitnehmer ein ihm auch zur privaten Nutzung überlassenes (Elektro-) Firmenfahrzeug zuhause zu seinen Lasten auf, müssten eigentlich Aufzeichnungen geführt werden. Erforderlich ist dazu regelmäßig ein Einzelnachweis der Kosten, am besten mit einem gesonderten Stromzähler. Erforderlich sind Aufzeichnungen für einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum, in der Regel drei Monate. 
Dies verursacht jedoch Kosten - zum Beispiel für einen gesonderten geeichten Zähler - und administrativen Aufwand. Zur Vereinfachung des steuer- und beitragsfreien Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Firmenwagens beim Mitarbeiter lässt die Finanzverwaltung deshalb monatliche Pauschalen zu (BMF, Schreiben v. 29. September 2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 :004).

Aktuell gelten folgende Pauschalen:
Monatliche Pauschale bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:

• 30 € monatlich für Elektrofahrzeuge,
• 15 € monatlich für Hybridelektrofahrzeuge.

Monatliche Pauschale ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:

• 70 € monatlich für Elektrofahrzeuge,
• 35 € monatlich für Elektrohybridfahrzeuge.

Als zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber gilt jeder zum unentgeltlichen oder verbilligten Aufladen des Dienstwagens geeignete Stromanschluss an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers. Gleichgestellt ist eine vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellte Stromtankkarte zum Aufladen des Dienstwagens bei einem Dritten. In den übrigen Fällen gelten die jeweils höheren Pauschalen.

Durch den pauschalen Auslagenersatz sind sämtliche Kosten für den Ladestrom abgegolten. Ein zusätzlicher Auslagenersatz der nachgewiesenen tatsächlichen Kosten für den von einem Dritten bezogenen Ladestrom ist nicht zulässig.

Übersteigen die vom Mitarbeiter in einem Kalendermonat getragenen Kosten für Ladestrom die maßgebende Pauschale, kann der Arbeitgeber anstelle der maßgebenden Pauschale auch die anhand von Belegen nachgewiesenen tatsächlichen Kosten als steuerfreien Auslagenersatz erstatten.

Werden die Kosten für den Ladestrom nicht vom Arbeitgeber erstattet, sondern vom betroffenen Arbeitnehmer selbst getragen, mindern die vorstehenden Beträge den geldwerten Vorteil aus der Firmenwagengestellung beim Arbeitnehmer. Auch hier sind die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten maßgebend.

Privates Elektrofahrzeug zuhause laden: Erstattung steuerpflichtig
Lädt ein Arbeitnehmer sein privates Elektrofahrzeug zuhause auf, so sind keine steuerfreien Erstattungen möglich. Bei privaten Elektrofahrzeugen oder Hybridelektrofahrzeugen des Arbeitnehmers stellt die Erstattung der vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfen sind unterschiedliche Zahlungen, die auch unterschiedlich erfasst werden. Bei der Zahlung von Urlaubsgeld fällt unabhängig von der Höhe Lohnsteuer und Sozialversicherung an. Im Gegensatz dazu kann die Erholungsbeihilfe in begrenzter Höhe mit 25% pauschal versteuert werden und bleibt damit beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Erholungsbeihilfen sind freiwillige Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten seines Arbeitnehmers. Sachleistungen sind ebenfalls möglich. Wie der betreffende Beschäftigte seinen Urlaub verbringt, spielt keine Rolle. Jeder Mitarbeiter kann eine Erholungsbeihilfe erhalten, die pro Jahr maximal

• 156 € für den Arbeitnehmer,
• 104 € für den Ehe-/Lebenspartner und
• 52 € für jedes Kind betragen darf.

Jeder Arbeitnehmer kann die Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber erhalten, unabhängig davon, ob er Festangestellter, Teilzeitmitarbeiter, Werkstudent oder Minijobber ist. 

Lohnsteuerpauschalierung: Erholungsbeihilfen, die steuerpflichtig sind, können pauschal mit 25% versteuert werden, wenn die Beihilfen die Freigrenzen im Kalenderjahr nicht übersteigen. Übersteigt die Erholungsbeihilfe die Grenzbeträge, ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich. In diesem Fall wird die Lohnsteuer ebenso wie beim normalen Arbeitslohn einbehalten, sodass die Erholungsbeihilfe dann auch in voller Höhe beitragspflichtig in der Sozialversicherung ist. 

Nachweispflichten: Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitnehmer keine Urlaubsreise durchführt, sondern seinen Urlaub zu Hause verbringt. Die zweckentsprechende Verwendung der Erholungsbeihilfe gilt als erfüllt, wenn ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem Urlaub des Arbeitnehmers besteht.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden. Die Erholungsbeihilfen müssen für die Erholung dieser Personen bestimmt sein und verwendet werden. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird.

Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Zahlung der Beihilfe und der Erholungsmaßnahme des Arbeitnehmers kann im Allgemeinen dann angenommen werden, wenn die Erholungsmaßnahme (z. B. der Erholungsurlaub) innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe beendet bzw. begonnen oder aber innerhalb dieses Zeitraumes eine Anzahlung auf eine bereits fest vereinbarte Erholungsmaßnahme (z. B. Buchung einer Erholungsreise) nachgewiesen wird. In den Fällen, in denen dieser zeitliche Zusammenhang gewahrt ist, kann von einer schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers über die zweckgebundene Verwendung der Beihilfe abgesehen werden. Liegt kein zeitlicher Zusammenhang vor, ist zumindest eine schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe erforderlich.

Notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug für Kalendertage entstehen, an denen der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte, sind Werbungskosten. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug entstehen, kann im Kalenderjahr einheitlich eine Pauschale von 9 € für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte.

Praxis-Beispiel:
Das Finanzgericht hat die Übernachtungspauschale für die Tage nicht anerkannt, an denen unstreitig einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale bestand, es aber an einer Übernachtung im Lkw fehlte. Die für die Gewährung der Übernachtungspauschale notwendigen Voraussetzungen liegen somit nach Auffassung des Finanzgerichts nicht alle vor. Das Finanzgericht hat deshalb die Revision nicht zugelassen.

Aber: Der BFH hat dennoch aufgrund der Beschwerde des Klägers die Revision gegen die Entscheidung zugelassen (Az. VI R 6/25). Betroffene Fälle sollten bis zu einer endgültigen Entscheidung durch den BFH offengehalten werden (entweder bereits beim Lohnsteuerabzug oder spätestens in der Steuererklärung). Zu klären ist somit, ob die Übernachtungspauschale für Übernachtungen eines Berufskraftfahrers im LKW seines Arbeitgebers durch die Kopplung an gewährte Verpflegungspauschalen jeweils auch für An- und Abreisetage zu berücksichtigen ist.

Hinweise:

• Die Pauschale kann auch von mitfahrenden Beschäftigten beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020).
• Die Erstattung eines nachgewiesenen höheren Mehraufwands ist alternativ zur Übernachtungspauschale möglich.
• Die besondere Lkw-Übernachtungspauschale ist zu unterscheiden von der allgemeinen Übernachtungspauschale. Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag steuerfrei erstatten (im Inland 20 € gem. R 9.7 Abs. 3 LStR). Ein pauschaler Werbungskostenabzug ist insoweit nicht möglich.

Auch Minijobber haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz und beträgt bei einer

• 6-Tage-Woche: 24 Urlaubstage im Jahr
• 5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage im Jahr

Besteht ein Tarifvertrag, der mehr Urlaub vorsieht, dann gilt der tarifliche Anspruch.

Wichtig! Entscheidend ist nicht die Zahl der Stunden, sondern die Anzahl der Arbeitstage pro Woche. Grundsätzlich sollten Minijobber ihren Urlaub selbst planen können. In Ausnahmefällen (etwa bei Betriebsferien) kann der Arbeitgeber festlegen, wann der Urlaub genommen werden muss. Dabei muss jedoch ein Teil des Jahresurlaubs frei planbar bleiben.

Der Urlaub sollte im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn beispielsweise dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. Nicht in Anspruch genommener Urlaub verfällt sonst zum 31. März des Folgejahres.

Ein Urlaubsanspruch besteht auch dann, wenn der Minijob ausschließlich am Wochenende ausgeübt wird. Entscheidend ist, an wie vielen Tagen pro Woche gearbeitet wird, nicht an welchen.

Berechnung:
Viele Minijobber arbeiten nur an bestimmten Tagen pro Woche. Deshalb wird der Mindesturlaub je nach Anzahl der Arbeitstage pro Woche wie folgt berechnet: Anzahl der individuellen Arbeitstage pro Woche × 24 Tage Mindesturlaub : 6 Arbeitstage pro Woche

Arbeiten Minijobber unterschiedlich oft in der Woche, wird der Urlaubsanspruch anhand der tatsächlichen Arbeitstage pro Jahr berechnet. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch lässt sich dann wie folgt berechnen: Urlaubsanspruch pro Jahr x Anzahl der individuellen Arbeitstage pro Jahr : 260 bzw. 312. Wird im Unternehmen allgemein an 5 Tagen in der Woche gearbeitet, wird von insgesamt 260 Arbeitstagen im Jahr ausgegangen. Bei einer Sechs-Tage-Woche werden 312 Arbeitstage im Jahr angesetzt. Verbleibt bei der Berechnung ein Bruchteil, der mindestens einen halben Urlaubstag ergibt, wird er auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet. Beginnt oder endet der Minijob während eines laufenden Jahres, beträgt der Urlaubsanspruch anteilig 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat der Beschäftigung.

Kann Urlaub im Minijob nicht in Anspruch genommen werden, stellt sich die Frage, ob alternativ ein finanzieller Ausgleich erfolgen kann. Da eine Abgeltung des Urlaubs während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses im Bundesurlaubsgesetz nicht vorgesehen ist, ist das nicht so einfach möglich, weil der Urlaub im laufenden Kalenderjahr in Anspruch genommen werden sollte, da er zur Erholung dient. Diesen Zweck erfüllt eine Urlaubsabgeltung nicht. Anders ist es, wenn das Arbeitsverhältnis unerwartet endet und Urlaubstage nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Dann müssen Arbeitgeber diesen entsprechend abgelten. Das bedeutet, dass die nicht genommenen Urlaubstage am Ende der Beschäftigung ausgezahlt werden müssen.

Krankheit im Urlaub: Erkranken Minijobber während ihres Urlaubs, muss der Arbeitgeber unverzüglich über die ärztlich bescheinigte Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Dann gehen die Urlaubstage nicht verloren. Die Tage der Arbeitsunfähigkeit werden später als Urlaubstage wieder gutgeschrieben.

Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld im Minijob
Während des Urlaubs muss der Lohn weitergezahlt werden (= Urlaubsentgelt). Zusätzlich kann es - als freiwillige Zahlung zum Urlaub - Urlaubsgeld geben. Die Höhe des Urlaubsentgelts richtet sich nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. Zahlungen für Überstunden, die der Minijobber oder die Minijobberin während der Urlaubszeit verrichtet hätte, werden bei der Berechnung der Höhe des Urlaubsentgelts nicht berücksichtigt. Auf Urlaubsgeld gibt es keinen gesetzlichen Anspruch, sondern es ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers bzw. Teil einer tariflichen Regelung. 

Verdienstgrenze: Wird die durchschnittliche monatliche Verdienstgrenze von 556 € mit der Zahlung des Urlaubsgelds überschritten, wird der Minijob sozialversicherungspflichtig. Deshalb ist es wichtig, dass Arbeitgeber ein vereinbartes oder geplantes Urlaubsgeld bereits in die vorausschauende Ermittlung der Verdienstgrenze mit einbeziehen.

Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt zurzeit

• für die ersten 20 Entfernungskilometer je vollen Entfernungskilometer 0,30 € und
• für jeden darüberhinausgehenden Entfernungskilometer 0,38 €. 

Die Anhebung der Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer ist befristet und endet mit Ablauf des Jahres 2026. Beim Einsatz eines Privatfahrzeugs wird die kürzeste Strecke mit dem Kilometersatz von 0,30 € bzw. 0,38 € und der Anzahl der Fahrten multipliziert. Eine Deckelung der Aufwendungen auf den Jahreshöchstbetrag von 4.500 € erfolgt nicht. 

Der Arbeitgeber kann, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstatten. Diese kann er pauschal mit 15% besteuern. Auch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte Barzuschüsse können durch den Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Aus Vereinfachungsgründen können hierbei grundsätzlich 15 Arbeitstage monatlich zugrunde gelegt werden. Wird der Arbeitnehmer allerdings weniger als 5 Arbeitstage in der Woche an der ersten Tätigkeitsstätte tätig, sind diese verhältnismäßig zu mindern.

Auf die erste Tätigkeitsstätte kommt es an: Die Entfernungspauschale beträgt für jeden vollen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 € für die ersten 20 Entfernungskilometer und 0,38 € für jeden weiteren Entfernungskilometer. Bei Arbeitnehmern ist die Entfernungspauschale nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Da Arbeitnehmer pro Beschäftigungsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben, kommt es zunächst darauf an festzustellen, ob es sich bei den Fahrten, die der Arbeitnehmer unternimmt, überhaupt um Fahrten handelt, für die die Entfernungspauschale gilt. 

Hinweis: Der Koalitionsvertrag von CDU/SPD sieht vor, die Entfernungspauschale ab dem 1. Entfernungskilometer generell auf 0,38 € anzuheben. Es ist allerdings noch offen, ob bzw. wann dies erfolgen soll.

Unterschiedliche Gründe können dazu führen, dass ein Minijob unterbrochen wird. Aus Sicht der Sozialversicherung liegt eine Unterbrechung vor, wenn im Minijob kein Anspruch auf Verdienst mehr besteht und auch keine Entgeltersatzleistung gezahlt wird.

Die zwei häufigsten Gründe für eine Unterbrechung sind

• unbezahlter Urlaub oder
• längere Krankheit.

Darüber hinaus sind grundsätzlich auch andere Gründe denkbar (z. B. freiwilliger Wehrdienst).

Wann ein Minijob abgemeldet werden muss
Ist die Unterbrechung kürzer als ein Monat, müssen Arbeitgeber den Minijob nicht abmelden.

Aber: Sobald die Unterbrechung länger als einen Monat dauert und in diesem Zeitraum kein Verdienst oder keine Entgeltersatzleistung gezahlt wird, müssen Arbeitgeber die Beschäftigung bei der Minijob-Zentrale abmelden. Ohne Verdienst liegt nach einem Monat in der Sozialversicherung keine meldepflichtige Beschäftigung mehr vor.

Die „Unterbrechungsmeldung“ versehen Arbeitgeber mit dem Meldegrund 34 (sogenannte „Abmeldung wegen Unterbrechung). Wird der Minijob anschließend wieder aufgenommen, erfolgt in der Regel eine erneute Anmeldung mit dem Meldegrund 13. Für die Meldefristen gilt: Die Abmeldung und die neue Anmeldung müssen mit der nächsten Lohnabrechnung, spätestens jedoch 6 Wochen nach Ende der Beschäftigung bzw. Beginn der Beschäftigung erfolgen.

Wichtig: Bei kurzfristigen Minijobs entfällt die Meldung mit dem Abgabegrund 34. Hier erstellt der Arbeitgeber lediglich zum Ende des Beschäftigungszeitraums eine Abmeldung mit dem Abgabegrund 30.

Checkliste zur Prüfung, ob eine Abmeldung mit Meldegrund 34 vorzunehmen ist:

• Dauert die Unterbrechung länger als 1 Monat?
• Besteht in dieser Zeit kein Anspruch auf Verdienst oder Entgeltersatzleistung?
• Handelt es sich um einen Minijob mit Verdienstgrenze?

Werden alle Fragen mit „Ja“ beantwortet, ist eine Abmeldung mit Meldegrund 34 erforderlich.

Unterbrechung nach längerer Krankheit
Auch im Minijob haben Beschäftigte im Krankheitsfall einen Anspruch auf Fortzahlung des Verdienstes durch den Arbeitgeber. Minijobber bekommen in der Regel für sechs Wochen ihren Verdienst weitergezahlt. Anschließend endet die Entgeltfortzahlung - und zwar auch dann, wenn die Erkrankung noch länger andauert. Eine Abmeldung mit dem Meldegrund 34 erfolgt immer erst dann, wenn auch nach der Entgeltfortzahlung länger als 4 Wochen kein Verdienst gezahlt wird. Arbeitsrechtlich ist die Unterbrechung einer Beschäftigung keine Kündigung. Daher bleibt das Arbeitsverhältnis trotz Unterbrechungsmeldung bestehen. Die Abmeldung mit dem Meldegrund 34 betrifft also nur die Sozialversicherung.

Wird einem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug überlassen, spricht der erste Anschein dafür, dass dieses Fahrzeug auch für beruflich veranlasste Fahrten eingesetzt wird. Nutzt der Steuerpflichtige stattdessen seinen vorhandenen privaten Pkw, muss er nachweisen, dass er diesen tatsächlich beruflich genutzt hat. Ist das der Fall, steht dem Werbungskostenabzug nicht entgegen, dass dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug überlassen wurde.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger erzielte Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit sowie Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Laut Arbeitsvertrag des Klägers ist er berechtigt, ein Geschäftsfahrzeug zur dienstlichen und privaten Nutzung zu bestellen. Die private Nutzung durch ihn und seine Ehefrau war ausdrücklich gestattet. Die private Nutzung wurde nach der 1%-Regelung berücksichtigt. Hinsichtlich der Reisekostenerstattung teilte die Arbeitgeberin auf Nachfrage des Gerichts mit, dass bei einer Nutzung des überlassenen Geschäftsfahrzeugs lediglich die entstandenen Tank- bzw. Ladekosten erstattet würden. Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs erhielten die Beschäftigten nur eine Kilometerpauschale von 0,30 €.
Privat nutzte der Kläger einen Audi TT RS. In der Einkommensteuererklärung machte der Kläger u.a. Aufwendungen für Fahrten zum Abteilungstreffen und zur Produktklausur als Werbungskosten geltend, die er mit dem Privatfahrzeug unternommen hatte. Anhand der fahrzeugbezogenen Aufwendungen und der Jahresfahrleistung ermittelte er die tatsächlichen Fahrzeugkosten mit 2,28 € pro km, die das Finanzamt nicht zum Abzug zuließ. Eine Berücksichtigung der geltend gemachten Fahrtkosten für das Privatfahrzeug als Werbungskosten könne nicht erfolgen, da nicht nachgewiesen sei, in welchem Umfang beruflich bedingte Aufwendungen tatsächlich angefallen seien. In seiner Klage machte der Kläger geltend, dass die Fahrtkosten beruflich veranlasst seien, weil es sich um genehmigte Dienstreisen gehandelt habe, deren Reisekosten (mit Ausnahme der Fahrtkosten) seine Arbeitgeberin auch vollständig erstattet habe. Dass seine Arbeitgeberin für zwischenzeitlich durchgeführte Dienstreisen auch Fahrtkosten für die Nutzung seines Privatfahrzeugs in Höhe einer Kilometerpauschale von 0,30 € erstattet habe, dokumentiere, dass die Nutzung eines privaten PKW anstelle des Geschäftsfahrzeugs möglich sei.

Reisekosten sind nach ständiger Rechtsprechung des BFH jedenfalls dann als Werbungskosten abziehbar, wenn die Reise ausschließlich oder nahezu ausschließlich der beruflichen Sphäre zuzuordnen ist. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Reise ein unmittelbarer beruflicher Anlass (z. B. das Aufsuchen eines Geschäftspartner) zugrunde liegt und die Verfolgung privater Reiseinteressen nicht den Schwerpunkt der Reise bildet. 

Für den Werbungskostenabzug von beruflich veranlassten Reisekosten kommt es nicht darauf an, welches Verkehrsmittel der Steuerpflichtige wählt. Dem Steuerpflichtigen steht die Wahl des Verkehrsmittels grundsätzlich frei. Die geltend gemachten Fahrtkosten sind im vorliegenden Fall durch die berufliche Tätigkeit des Klägers veranlasst worden. Einer Berücksichtigung der Reisekosten steht nicht entgegen, dass der Steuerpflichtige Dienstreisen mit seinem Privatfahrzeug durchgeführt hat. Liegt der Reise eines Steuerpflichtigen ein unmittelbarer beruflicher Anlass zugrunde, kann aus der Wahl des Verkehrsmittels grundsätzlich keine private Veranlassung der Reisekosten abgeleitet werden.

Grundsätzlich können Fahrtkosten für Dienstreisen, die mit einem privaten PKW durchgeführt werden mit den tatsächlichen Kosten pro Kilometer geltend gemacht werden. Wegen der insgesamt äußerst geringen Nutzung führte dies zu einem überdurchschnittlich hohen Kostenansatz pro Kilometer (hier: 2,28 €). 

Das Finanzgericht hat die Klage abgewiesen, aber die Revision zugelassen, weil unklar ist, ob und ggf. wie im Einzelfall die Angemessenheit zu prüfen ist. Offen ist auch, welche Bedeutung dem Umstand beizumessen ist, dass das vom Arbeitgeber dem Kläger für berufliche als auch private Fahrten zur Verfügung gestellte Dienstfahrzeug zu 100% als Familienfahrzeug von der Ehefrau des Klägers genutzt wurde und nicht für Dienstreisen.

Bei Unfallversicherungen ist zwischen „gesetzlichen Unfallversicherungen“ und „privaten Unfallversicherungen“ zu unterscheiden. Bei den privaten Unfallversicherungen kann das betriebliche oder das private Risiko getrennt abdeckt werden; es können aber auch betriebliche und private Risiken gleichermaßen mit einem Vertrag abgedeckt werden.

Gesetzliche Unfallversicherung
Nach § 3 Nr. 1 EStG sind Leistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung steuerfrei. Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das gilt sowohl für Pflichtbeiträge als auch für freiwillig geleistete Beiträge. Der individuelle Beitrag wird nach der folgenden Formel berechnet (Lohnsumme x Gefahrenklasse x Beitragsfuß) : 1.000. Die Beiträge variieren je nach Gefahrengruppe (Risiko), Alter und Leistungsumfang. Laut Stiftung Warentest lag sie in der Vergangenheit zwischen 4,50 € und 69,67 € pro Monat

Praxis-Beispiel: 
Eine Einmann-GmbH beschäftigt neben dem Gesellschafter einen weiteren Arbeitnehmer, für den er jährlich einen Beitrag von 420 € an die Berufsgenossenschaft zahlt. Der GmbH-Gesellschafter ist freiwillig in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert und zahlt dafür einen Betrag von 470 €. Die Berufsgenossenschaften sind Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und damit Teil der Sozialversicherung. Die Zahlungen für Arbeitnehmer sind daher als Lohnkosten einzustufen. Die Beiträge, die ein pflichtversicherter oder ein nach § 6 SGB VII freiwillig versicherter Unternehmer (Einzelunternehmer oder Personen, die in Kapital- oder rechtsfähigen Personengesellschaften regelmäßig wie Unternehmer selbständig tätig sind), sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei den Zahlungen eines Einzelunternehmers für sich selbst handelt es sich jedoch nicht um Lohnkosten. Für den Unternehmer handelt es sich um Beitragszahlungen für eine Versicherung. Im Versicherungsfall sind die Leistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung steuerfrei (§ 3 Nr. 1 EStG).

Private Unfallversicherung: Beiträge für eine private Unfallversicherung, die sowohl das betriebliche als auch das private Risiko abdeckt, können im Verhältnis 50:50 aufgeteilt werden. Übernimmt der Arbeitgeber diese Beiträge, gehören sie insgesamt zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der betriebliche Anteil von 50% ist als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz anzusehen. Der Arbeitgeber kann allerdings Beiträge, die das Unfallrisiko auf Geschäftsreisen abdecken, als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei übernehmen. Der Anteil muss geschätzt werden. Laut BMF darf der Arbeitgeber vom 50%igen Teil der Unfallversicherung, der als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz anzusehen ist, 40% als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei erstatten (das sind 20% vom Gesamtbetrag).

Praxis-Beispiel:
Der Inhaber einer Vermittlungsfirma hat für alle Außendienstmitarbeiter eine Unfallversicherung abgeschlossen, die das berufliche und private Risiko abdeckt. Er zahlt pro Arbeitnehmer einen Betrag von 180 € pro Jahr. 20% = 36 € sind lohnsteuerfrei. Den Restbetrag von (180 € - 36 € =) 144 € muss er als Arbeitslohn versteuern. Der Arbeitnehmer kann (180 x 50 % - 36 € =) 54 € in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Es ist sinnvoll, wenn der Arbeitgeber den Betrag seinem Arbeitnehmer mitteilt.

Die steuerfreien Teile der Unfallversicherung sind auch sozialversicherungsfrei. Der Restbetrag ist sozialversicherungspflichtig. Der 50%ige Anteil einer privaten Unfallversicherung, der das private Risiko abdeckt, kann bei den Sonderausgaben berücksichtigt werden.

Eine Kombination von Minijob und kurzfristiger Beschäftigung ist möglich. Neben einem Minijob mit Verdienstgrenze kann eine kurzfristige Beschäftigung ausgeübt werden. Beide Beschäftigungsarten werden sozialversicherungsrechtlich getrennt beurteilt. Die Verdienste werden nicht zusammengerechnet.

Wer bereits einen Minijob mit Verdienstgrenze ausübt, kann zusätzlich eine kurzfristige Beschäftigung annehmen. So können Beschäftigte das ganze Jahr im Minijob mit Verdienstgrenze arbeiten und parallel kurzfristige Minijobs ausüben. Die Zeitgrenzen für eine kurzfristige Beschäftigung müssen dabei eingehalten werden. Auch mehrere kurzfristige Beschäftigungen können mit einem Minijob mit Verdienstgrenze kombiniert werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Zeitgrenze von maximal 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen pro Kalenderjahr eingehalten wird. Die Zeiten aus allen kurzfristigen Beschäftigungen müssen zusammengerechnet werden.

Praxis-Beispiel:
Kurzfristig Beschäftigte sind gerade in den Sommermonaten gefragt, z. B. als Bademeister im Schwimmbad, Servicekraft im Biergarten oder Erntehelfer auf dem Spargelfeld. Neben einem Minijob mit einem monatlichen Verdienst bis zu 556 € kann auch eine kurzfristige Beschäftigung ausgeübt werden.

Die Kombination Minijob und kurzfristige Beschäftigung beim selben Arbeitgeber ist nicht zulässig. Wenn Beschäftigte mehrere Jobs bei dem selben Arbeitgeber ausüben, werden diese sozialversicherungsrechtlich als ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis betrachtet. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um unterschiedliche Tätigkeiten, Arbeitszeiten oder Vertragsarten handelt. Einzige Ausnahme: Auszubildende können grundsätzlich auch einen Minijob in ihrem Ausbildungsbetrieb ausüben.

Checkliste: Voraussetzungen für die Kombination von Minijob und kurzfristiger Beschäftigung

• Die Beschäftigungen werden bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt.
• Der regelmäßige Monatsverdienst im Minijob mit Verdienstgrenze liegt bei maximal 556 €.
• Die kurzfristige Beschäftigung ist im Voraus zeitlich befristet (auf höchstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr).
• Die kurzfristige Beschäftigung wird nicht berufsmäßig ausgeübt (z. B. neben einer Hauptbeschäftigung und grundsätzlich auch neben dem Studium oder dem Altersrentenbezug).

Wichtiger Hinweis: Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitgeber rechtzeitig über alle weiteren Beschäftigungen informieren. Zu Beginn der Beschäftigung füllen sie in der Regel einen Personalfragebogen aus. Der Arbeitgeber prüft ob alle Angaben vollständig sind und beurteilt, ob die Voraussetzungen für einen Minijob mit Verdienstgrenze oder eine kurzfristige Beschäftigung erfüllt sind. Der Personalfragebogen wird mit den Lohnunterlagen des Minijobs aufbewahrt.

Hauptjob, Minijob und kurzfristige Beschäftigung
Auch wenn ein Hauptjob vorliegt, kann ein Minijob mit Verdienstgrenze mit einer kurzfristigen Beschäftigung kombiniert werden. Alle drei Beschäftigungen dürfen parallel ausgeübt werden. Die Verdienste werden nicht zusammengerechnet. Gleiches gilt, wenn anstelle der Hauptbeschäftigung eine selbständige Tätigkeit ausgeübt wird.

Fazit:
Die Kombination von Minijob mit Verdienstgrenze und kurzfristiger Beschäftigung bietet viele Möglichkeiten, einen zusätzlichen Verdienst zu erzielen. Wer sowohl einen Minijob mit Verdienstgrenze als auch eine kurzfristige Beschäftigung ausübt, muss sicherstellen, dass beide Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgebern stattfinden. Außerdem müssen die jeweiligen Zeit- und Verdienstgrenzen eingehalten werden.

Auch Minijobber haben Anspruch auf Mutterschaftsgeld. Mutterschaftsgeld ersetzt den Verdienst, wenn wegen der Mutterschutzfristen vor und nach einer Geburt nicht gearbeitet werden darf. Die Mutterschutzfristen sind eine besondere Zeit in der Schwangerschaft und nach der Geburt, die gesetzlich festgelegt wurde, um die Gesundheit von Mutter und Kind zu schützen. Bei den Mutterschutzfristen gilt Folgendes:

• 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin dürfen Schwangere nicht mehr arbeiten – es sei denn, sie möchten dies ausdrücklich.
• Nach der Geburt besteht ein Beschäftigungsverbot von 8 Wochen. Bei Früh- oder Mehrlingsgeburten verlängert sich diese Frist auf 12 Wochen.

Die Schutzfristen werden (ausgehend vom voraussichtlichen Entbindungstermin) durch den Arbeitgeber berechnet. Während der Schutzfristen ruht die Beschäftigung, das Arbeitsverhältnis bleibt aber bestehen.

Um Mutterschaftsgeld während der Mutterschutzfristen zu erhalten, müssen Minijobber einen Antrag stellen:

1. Sind Minijobber selbst gesetzlich krankenversichert (z. B. durch einen Hauptjob) erhalten sie Mutterschaftsgeld von ihrer Krankenkasse. Hier ist auch der Antrag auf Mutterschaftsgeld zu stellen.
2. Familien- oder privatversicherte Minijobber können Mutterschaftsgeld beim Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) beantragen.

Für die Antragstellung ist eine Bescheinigung über den voraussichtlichen Entbindungstermin erforderlich. Diese wird in der Regel entweder von einem Arzt oder einer Hebamme ausgestellt. Das Mutterschaftsgeld wird für die gesamte Dauer des Mutterschutzes gezahlt (also 6 Wochen vor der Geburt und 8 Wochen nach der Geburt). Bei Früh- oder Mehrlingsgeburten verlängert sich auch diese Zeitdauer auf 12 Wochen nach der Geburt. 

Die Höhe des Mutterschaftsgeldes hängt davon ab, wie der Minijobber krankenversichert ist:

• Wer selbst bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert ist, erhält Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse – maximal 13 € pro Kalendertag, also rund 390 € im Monat.
• Ist der Minijobber familien- oder privatversichert, gibt es einmalig maximal 210 € Mutterschaftsgeld vom Bundesamt für Soziale Sicherung

Weitergehende Informationen und Berechnungsbeispiele sind auf der Website minijob-zentrale.de zu finden.

Minijobber dürfen seit dem 1.1.2025 durchschnittlich 556 € im Monat verdienen. Wird diese Verdienstgrenze überschritten, liegt in der Regel kein Minijob mehr vor. Aber: Es darf aber auch mal mehr als 556 Euro verdient werden. 

Schwankender Verdienst im Minijob: Was erlaubt ist!
Die Arbeitszeit von Minijobberinnen und Minijobbern kann monatlich schwanken. Dadurch kann der Verdienst auch mal mehr oder weniger als 556 € im Monat betragen. Bei schwankendem Verdienst ist jedoch wichtig, dass der jährliche Verdienst insgesamt nicht mehr als 6.672 € beträgt.

Praxis-Beispiel: Schwankender Verdienst 
Eine Minijobberin verdient

• in 8 Monaten 590 € und
• in 4 Monaten 460 €.

Ergebnis: Der Gesamtverdienst liegt bei 6.560 €. Die jährliche Minijob-Verdienstgrenze von 6.672 € wird nicht überschritten. Es liegt also ein Minijob vor.

Sonderfall: Gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten
Wird die Jahresverdienstgrenze von 6.672 € überschritten, liegt grundsätzlich kein Minijob mehr vor. Bei einem unvorhersehbaren und gelegentlichen Überschreiten gibt es jedoch eine Ausnahme. Minijobber dürfen dann auch mal mehr als 556 € im Monat verdienen. Der Verdienst in diesen Monaten darf jedoch das Doppelte der monatlichen Verdienstgrenze - also 1.112 € - nicht überschreiten.

Was unvorhersehbar und gelegentlich bedeutet:

• Unvorhersehbar ist ein Überschreiten der Verdienstgrenze zum Beispiel aufgrund von Krankheitsvertretung.
• Gelegentlich ist ein Überschreiten in bis zu zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres.

Praxis-Beispiel: Gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten
Ein Minijobber verdient grundsätzlich 556 € im Monat.

• Im August und September fällt eine Kollegin krankheitsbedingt aus. Der Minijobber arbeitet mehr und verdient in dieser Zeit 1.000 € im Monat.
• Sein jährlicher Gesamtverdienst liegt also bei 7.560 Euro (10 x 556 € + 2 x 1.000 €).

Ergebnis: Da die Jahresverdienstgrenze von 6.672 € überschritten wurde, muss das gelegentliche und unvorhersehbare Überschreiten geprüft werden. Da der Minijobber aufgrund von Krankheitsvertretung mehr verdient, liegt ein unvorhersehbares Überschreiten vor. Die beiden Grenzen wurden eingehalten: Weder wurde die Verdienstgrenze von 1.112 € überschritten, noch wurde die Zeitgrenze von 2 Monaten überschritten. Es bleibt deshalb durchgehend bei einem Minijob.

Fazit: Durch die Anhebung des Mindestlohns gilt ab 2025 eine neue Verdienstgrenze für Minijobs. Beschäftigte und Arbeitgeber sollten insbesondere bei schwankendem Einkommen oder zusätzlichen Verdiensten die jährliche Grenze von 6.672 € im Blick behalten. In Ausnahmefällen ist ein Überschreiten erlaubt, solange es unvorhersehbar und gelegentlich bleibt.

Die untere Entgeltgrenze für Beschäftigungen im Übergangsbereich steigt zum 1.1.2025 von monatlich 538,01 € auf 556,01 €. Ebenfalls zum 1.1.2025 ändert sich der Faktor F, der sich an der Höhe des Gesamtsozialversicherungsbeitrags orientiert. Der Faktor F ändert sich, weil sich der Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz geändert hat. Der Faktor F ergibt sich, wenn der Wert 28 durch den Gesamtsozialversicherungsbeitrag geteilt wird, in dem der Anspruch auf das Arbeitsentgelt entstanden ist.

Für 2025 gilt somit: 
Midijobber sind Arbeitnehmer mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt von 556,01 € bis 2.000 €. Die Einstufung als Midijobber ist abhängig vom durchschnittlichen monatlichen Arbeitsentgelt. Diese Verdienstspanne fällt in den sogenannten Übergangsbereich, in dem die Beitragsbelastungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer über aufwendige Formeln ermittelt werden. Diese Arbeit erledigen heute komfortable Midijob-Rechner.

Wesentlicher Parameter der Formel ist der Faktor F, der sich an der Höhe des Gesamtsozialversicherungsbeitrags orientiert. Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag 2025 beträgt 41,90% (2024: 40,90%). Die Beiträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind mithilfe von Formeln zu ermitteln. Der Faktor F 2025 beträgt (28 : 41,90 =) 0,6683.

Beitragsberechnung und Beitragslastverteilung
Die Berechnung der Beiträge und die Verteilung der Beitragslast für Arbeitgeber und Arbeitnehmende erfolgt gesondert für jeden Versicherungszweig wie folgt in drei Schritten:

Schritt 1: Berechnung des Gesamtbeitrags ausgehend von der reduzierten beitragspflichtigen Einnahme, die über die Formel 1,127718283  x AE - 255,4365651 ermittelt wird.

Schritt 2: Berechnung des Beitragsanteils des Arbeitnehmers ausgehend von der reduzierten beitragspflichtigen Einnahme, die über die Formel 1,385041551 x AE - 770,0831025 ermittelt wird.

Schritt 3: Berechnung des Arbeitgeberbeitragsanteils durch Abzug des Arbeitnehmerbeitragsanteils vom Gesamtbeitrag.

Der Beitragszuschlag in der Pflegeversicherung bei Kinderlosigkeit (0,6 Prozent) berechnet sich von der reduzierten beitragspflichtigen Einnahme nach Schritt 1 und wird anschließend gesondert dem vom Arbeitnehmer zu zahlenden Gesamt-Beitragsanteil hinzugerechnet. Dieser Zuschlag ist daher nicht Teil der Schritte 1 bis 3.

Die Bundesregierung hat, entsprechend dem Vorschlag der Mindestlohnkommission, die Mindestlohnhöhe ab dem 1.1.2025 auf 12,82 € brutto je Zeitstunde festgelegt:

Die Minijob-Grenze ist dynamisch, weil sie an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt ist Das bedeutet, dass die Verdienstgrenze sich immer erhöht, wenn der Mindestlohn steigt. Mit der Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns auf 12,82 € pro Stunde wird die Minijob-Grenze zum 1.1.2025 entsprechend auf 556 € im Monat erhöht.

Im Jahr 2025 liegt ein Minijob also vor, wenn der regelmäßige Arbeitslohn im Monat nicht mehr als 556 € beträgt. Die Dauer der täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit spielt grundsätzlich keine Rolle. Zu berücksichtigen ist jedoch, dass der Mindestlohn nicht unterschritten werden darf, der im Jahr 2025 pro Stunde 12,82 € beträgt. 

Folgende Abgaben fallen an, die der Arbeitgeber zusätzlich zu tragen hat:

Hinweis: Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sind nach wie vor individuell an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu leisten. Der Minijobber ist grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, sodass er die verbleibenden 3,6% bis zum vollen Beitragssatz selbst übernehmen muss. Der Minijobber kann sich jedoch von der Versicherungspflicht befreien lassen (Opt-out). Bei einer Befreiung von der Versicherungspflicht zahlt der Arbeitgeber nur den Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung. Minijobber, die nicht anderweitig der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung unterliegen, verlieren dadurch die Ansprüche auf einen Teil der Leistungen der gesetzlichen Rentenversicherung.

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer abgibt, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) als Arbeitsentgelt zu bewerten. 

Das gilt auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) zur Verfügung gestellt werden. Allerdings darf der Preis der Mahlzeit 60 € nicht übersteigen. Die Sachbezugswerte sind für das Kalenderjahr 2025 durch die 15. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung vom 3.12.2024 festgesetzt worden.

Demzufolge beträgt der Wert für Mahlzeiten, die im Kalenderjahr 2025 gewährt werden, 
a) für ein Mittag- oder Abendessen 4,40 € und 
b) für ein Frühstück 2,30 €.

Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten also mit dem Wert von 11,10 € anzusetzen.

Wenn Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum auswärts tätig sind, muss zunächst festgestellt werden, ob am neuen Tätigkeitsort auch eine neue erste Tätigkeitsstätte entsteht. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Es gelten dann die Grundsätze, die bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden sind. Folgendes ist zu beachten: 

• Verpflegungsmehraufwendungen sind nur für 3 Monate in Höhe der pauschalen Sätze abziehbar.
• Nach Ablauf von 48 Monaten wird der Abzug der Übernachtungskosten bzw. der Kosten für eine Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeit (entsprechend der Regelung zur doppelten Haushaltsführung) auf 1.000 € pro Monat begrenzt.
• Bei einer auswärtigen Tätigkeit sind die Fahrtkosten voll abziehbar (entweder in Höhe der tatsächlichen Kosten oder pauschal mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer).

Praxis-Beispiel:
Ein Bauunternehmer setzt seinen Arbeitnehmer auf einer Großbaustelle in Essen ein. Der Arbeitnehmer ist dort für 6 Monate tätig. Anschließend arbeitet er auf einer anderen Baustelle. Der Arbeitnehmer fährt jeweils unmittelbar von seiner Wohnung zur Baustelle, ohne den Betrieb seines Arbeitgebers aufzusuchen.

Konsequenz: Der Arbeitnehmer hat auf der Großbaustelle in Essen keine erste Tätigkeitsstätte. Er wird an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig und übt somit eine auswärtige Tätigkeit aus, die nach Reisekostengrundsätzen abzurechnen ist.

Praxis-Beispiel (Abordnung über längere Zeit)
Der Arbeitgeber beschäftigt einen Arbeitnehmer in seiner Niederlassung in Bonn. Diesen Arbeitnehmer ordnet er für 3 Jahre nach München ab, damit er die dortige Niederlassung den veränderten strukturellen Verhältnissen anpasst.

Konsequenz: Die Abordnung nach München ist vorübergehend, sodass während der gesamten Zeit eine auswärtige Tätigkeit vorliegt.

• Die Verpflegungspauschalen können jedoch nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden.
• Die Fahrtkosten sind uneingeschränkt erstattungsfähig, und zwar die Fahrten zwischen Bonn und München und von der Unterkunft in München bis zur Niederlassung und zurück.
• Der Arbeitgeber zahlt die Kosten der Unterkunft. Die Einschränkung auf 1.000 € pro Monat, die bei einer doppelten Haushaltsführung zu beachten ist, gilt nur, wenn der Zeitraum von 48 Monaten überschritten wird.

Praxis-Beispiel (Verlängerung der Abordnung):
Ein EDV-Spezialist ist in der Niederlassung seines Arbeitgebers in Bonn beschäftigt. Der Arbeitgeber setzt diesen Arbeitnehmer für 3 Jahre in seiner Niederlassung in Hamburg ein, um dort ein neues EDV-System aufzubauen. Kurz vor Ablauf der 3 Jahre verlängert sich wegen technischer Schwierigkeiten der Aufenthalt um 15 Monate. Der Zeitraum von 48 Monaten wird nicht überschritten, weil es auf den Zeitpunkt der Verlängerung (15 Monate) ankommt.

Konsequenzen: Die Tätigkeit in Hamburg war für 36 Monate = 3 Jahre geplant. Das ist entscheidend. Die Verlängerung um 15 Monate führt nicht dazu, dass ein zusammenhängender Zeitraum von 51 Monaten entsteht, sodass aus der Niederlassung in Hamburg keine erste Tätigkeitsstätte wird. Bei der Tätigkeit in Hamburg handelt es sich somit – trotz der Verlängerung – um eine auswärtige Tätigkeit, die während der gesamten Zeit vorliegt.

Praxis-Beispiel (Auswärtige Tätigkeit auf Dauer)
Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus Köln hat Mandanten im Raum Nürnberg. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellt einen Arbeitnehmer aus Nürnberg ein, der ausschließlich für diese Mandanten arbeitet. Es erfolgt keine Zuordnung zum Standort in Köln.

Konsequenz: Der Arbeitnehmer fährt nur gelegentlich nach Köln und begründet dort keine erste Tätigkeitsstätte. Er begründet, weil er für mehrere Kunden tätig wird, auch keine erste Tätigkeitsstätte bei den Kunden im Raum Nürnberg. Der Arbeitnehmer übt dauerhaft eine auswärtige Tätigkeit aus.

Eine auswärtige Tätigkeit kann sich auch über einen längeren Zeitraum erstrecken. Das ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer vorübergehend in eine andere Betriebstätte abordnet. Die Kosten für die Übernachtung bzw. Wohnung am Tätigkeitsort sind beruflich veranlasst, 

• wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte übernachtet,
• die nicht seine erste Tätigkeitsstätte ist.

Es können die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft abgezogen werden. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte wird der Abzug der Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt. Ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung dürfen dann maximal nur noch 1.000 € pro Monat abgezogen werden. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert.

Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind nur die Aufwendungen abziehbar, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären.

Bei einer länger andauernden auswärtigen Tätigkeit übernachtet der Arbeitnehmer am Tätigkeitsort, wenn eine tägliche Heimfahrt nicht zumutbar ist. Muss der Arbeitnehmer am Ort der auswärtigen Tätigkeit über einen längeren Zeitraum bleiben, wird er oft von seiner Familie begleitet. Übernachtungskosten sind, wenn die Familie ihn begleitet, nicht abzugsfähig, soweit die Kosten auf die übrigen Familienangehörigen entfallen.

Der BFH hat die Berechnung des Niedersächsischen Finanzgerichts, das den beruflichen Anteil unabhängig von der Zahl der Personen mit 20% geschätzt hatte, nicht beanstandet, wenn im Übrigen die verbleibenden Kosten nach Köpfen auf die Familienmitglieder verteilt werden.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer für die Zeit der Abordnung ein Haus zur Verfügung, das der Arbeitnehmer während der Zeit der Abordnung mit seiner Ehefrau und seiner Tochter bewohnt. Für die Miete dieses Hauses sind monatlich 1.800 € angefallen. Die 1.800 € sind laut Finanzgericht wie folgt aufzuteilen:

• Mietaufwand 1.800 € x 20% = 360 €
• verbleiben (1.800 - 360 =) 1.440 € : 3 Personen = 480 €
• steuerfrei können erstattet bzw. übernommen werden (360 € + 480 € =) 840 €

Fazit: Trägt der Arbeitgeber den Gesamtbetrag, muss der verbleibende Betrag von 960 € (1.800 € - 840 €) als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden.

Das Bundeskabinett hat am 6.11.2024 der Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2025 zugestimmt, sodass die endgültigen Werte nunmehr feststehen. Erstmals seit der deutschen Wiedervereinigung gibt es bundesweit nur noch eine gültige Rechengröße.

Ab dem 1.1.2025 gelten die folgenden Werte:

Renten-/Arbeitslosenversicherung: Die Beitragsbemessungsgrenze wird bundesweit auf 8.050 € im Monat und 96.600 € im Jahr steigen.

Die Beitragsbemessungsgrenze in der knappschaftlichen Rentenversicherung steigt auf 9.900 € im Monat und auf 118.800 € im Jahr.

Kranken- und Pflegeversicherung: Die Jahresentgeltsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung steigt bundesweit auf 5.512,50 € im Monat und 66.150 € im Jahr. 

Die allgemeine Jahresentgeltsgrenze 2025 (Versicherungspflichtgrenze) steigt auf 73.800 € im Jahr. (Die besondere Jahresentgeltsgrenze in der Krankenversicherung wegen Überschreitens der Jahresentgeltsgrenze in 2002 wird im Jahr 2025 auf 66.150 € steigen.)

Hinweis: Die Bezugsgröße in der Sozialversicherung 2025 wird 3.745 € monatlich (44.940 € jährlich) betragen.

Wie Aufwendungen, die der Arbeitgeber für Sicherheitsmaßnahmen für seine Arbeitnehmer trägt oder ersetzt, die aufgrund ihrer beruflichen Position einer konkreten Gefährdung ausgesetzt sind, lohnsteuerlich zu behandeln sind, richtet sich nach folgenden Kriterien

Personenschutz: Aufwendungen des Arbeitgebers für den Personenschutz (z. B. Leibwächter und Personenschützer) führen bei der konkret zu schützenden Person nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Begründung: Diese Leistungen liegen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers.

Einbau von Sicherheitseinrichtungen: Aufwendungen des Arbeitgebers für den Einbau von Sicherheitseinrichtungen in eine Mietwohnung oder in ein zu eigenen Wohnzwecken genutztes Wohneigentum richtet sich nach dem Maß der Gefährdung des einzelnen Arbeitnehmers. Ob diese Vorteile steuerpflichtiger Arbeitslohn sind oder im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden, ist danach zu beurteilen, ob und inwieweit der Arbeitnehmer in seiner Position gefährdet ist. Für die lohnsteuerliche Behandlung spielt es keine Rolle, ob die Sicherheitseinrichtungen in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen oder nicht. Die Betriebs- und Wartungskosten teilen steuerlich das Schicksal der Einbaukosten. Sie sind gegebenenfalls nur anteilig nach dem Verhältnis des steuerpflichtigen Anteils an den Gesamteinbaukosten steuerpflichtig.

Arbeitnehmer mit konkreter Positionsgefährdung: Bei Arbeitnehmern, die von einer Sicherheitsbehörde in die Gefährdungsstufen 1 bis 3 eingeordnet sind, ergibt sich durch den Einbau der Sicherheitseinrichtungen in der Regel kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Grund: Die Vorteile aus dem Einbau werden im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt. Bei Arbeitnehmern der Gefährdungsstufe 3 gilt dies allerdings in der Regel nur bis zu dem Betrag von 30.000 €, der vergleichbaren Bundesbediensteten als Regelbetrag zur Verfügung gestellt wird. Bei den Aufwendungen ist von einem ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers auszugehen, soweit sie den Einbau von Sicherheitseinrichtungen betreffen, die von der Sicherheitsbehörde empfohlen worden sind.

Hinweis: Bei Arbeitnehmern, für die keine konkrete Gefährdungslage vorliegt, handelt es sich bei den Aufwendungen des Arbeitgebers um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Die Ausgabe von Restaurantschecks, die bis zum Ablauf des Kalenderjahres gültig sind und bei einer Vielzahl von Annahmestellen eingelöst werden können, ist mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, welcher beim Arbeitnehmer zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Hier ist grundsätzlich auch die Möglichkeit der pauschalen Lohnbesteuerung gegeben.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer stellt seinen 10 Arbeitnehmern monatlich je 15 Restaurantschecks zu je 6,50 € zur Verfügung. Die bis zum Jahresende gültigen Schecks konnten bei einer Vielzahl von Annahmestellen (Restaurants, Supermärkte) für Mahlzeiten oder für bestimmte Lebensmitte (zum direkten Verbrauch) eingelöst werden. Im Januar teilte der Unternehmer Restaurantschecks im Gesamtwert von 975 € aus.
Unter Berücksichtigung des Sachbezugswerts 2024 in Höhe von 4,13 € für ein Mittagessen übersteigt der Wert des Restaurantschecks diesen um 2,37 €. Da der übersteigende Wert aber nicht mehr als 3,10 € beträgt, ist statt des Verrechnungswerts des Gutscheins (6,50 €) der Sachbezugswert (4,13 €) anzusetzen. Es ergibt sich daher folgender Sachbezugswert: 15 Arbeitstage × 4,13 € Sachbezugswert × 10 Arbeitnehmer = 619,50 €. Im Sachbezugswert ist Umsatzsteuer (19%) in Höhe von 98,91 € enthalten.

Die Restaurantschecks sind als Sachbezug zu erfassen, soweit alle Voraussetzungen erfüllt sind. Dabei ist der Restaurantscheck nicht mit seinem Verrechnungswert, sondern mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten. Diese Bewertungsregeln gelten auch dann, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil z. B. ein Unternehmen eingeschaltet ist, das die Essensmarken ausgibt.

Voraussetzungen: Ein bei einem Dritten einzulösender Warengutschein ist nur dann als Sachbezug zu behandeln, wenn

• tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Von einer Mahlzeit ist nur dann auszugehen, wenn es sich um Waren zum unmittelbaren Verzehr handelt und zum Verbrauch in der Essenspause bestimmte sind,
• pro Tag nur ein Restaurantscheck in Zahlung genommen wird,
• der Verrechnungswert des Restaurantschecks den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt und
• der Restaurantscheck nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Fazit: Auf Vorrat erworbene Lebensmittel können keine Mahlzeit sein.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Abwesenheitstage der Arbeitnehmer (Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung) festzuhalten. Er darf für diese Tage keine Restaurantschecks ausgeben und muss bereits ausgegebene Restaurantschecks zurückzufordern.

Tipp: Die Abwesenheitstage brauchen nicht ermittelt zu werden, wenn die betroffenen Arbeitnehmer im Kalenderjahr an nicht mehr als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat im Durchschnitt eine Auswärtstätigkeit ausüben und nicht mehr als 15 Restaurantschecks je Kalendermonat an diese Arbeitnehmer ausgegeben werden.

Wenn die Zuzahlungen von amtlichen Sachbezugswerten abweichen: Es erfolgt eine Versteuerung in Höhe der Differenz zwischen der Zuzahlung und dem Sachbezugswert, wenn die Zuzahlungen des Arbeitnehmers den amtlichen Sachbezugswert unterschreiten. Überschreiten die Zuzahlungen den amtlichen Sachbezugswert hingegen, ist der Wert des Restaurantschecks zu versteuern.

Bei Speisen und Getränken, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob

• es sich um Aufmerksamkeiten handelt, 
• er diese Speisen im überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder
• es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass handelt.

Bei Sachleistungen, die üblicherweise untereinander ausgetauscht werden und nicht zu einer wesentlichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, handelt es sich regelmäßig um Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören und auch nicht der Umsatzsteuer unterliegen.

Zu den Aufmerksamkeiten gehören auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, Sachzuwendungen bis zu 60 € (brutto) je Anlass an den Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber ihm bzw. seinen Angehörigen aus persönlichem Anlass überreicht, z. B. zum Geburtstag, zur Hochzeit, bei einem Firmenjubiläum. Zu den üblichen Sachgeschenken gehören z. B. Genussmittel, Blumen, Bücher, CDs usw. Vorsicht! Bei der 60 €-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird der Grenzwert auch nur geringfügig überschritten, muss der Arbeitgeber den gesamten Betrag der Lohnsteuer unterwerfen und nicht nur den übersteigenden Betrag. 

Bewirtung von Arbeitnehmern: Ein Arbeitgeberinteresses an der Überlassung von Speisen und Getränken kann anlässlich und während  eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bestehen. Ein mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfindendes Arbeitsessen in einer Gaststätte am Sitz des Unternehmens führt bei den teilnehmenden Arbeitnehmern zu einem Zufluss von Arbeitslohn. Die Verpflegung der Besatzungsmitglieder an Bord eines Flusskreuzfahrtschiffes ist dann kein Arbeitslohn, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an einer Gemeinschaftsverpflegung wegen besonderer betrieblicher Abläufe den Vorteil der Arbeitnehmer bei weitem überwiegt.

Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unbelegte Backwaren – wie z.B. Brötchen und Rosinenbrot nebst Heißgetränken - zum sofortigen Verzehr im Betrieb bereit, dann handelt es sich bei den zugewandten Vorteilen um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten. Das Finanzamt sah dies als ein Frühstück an, das mit den amtlichen Sachbezugswerten als Arbeitslohn zu versteuern sei. Dem hat der BFH widersprochen. 

Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Speisen und Getränken durch den Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer kann zu Arbeitslohn führen. Arbeitslohn liegt grundsätzlich vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit (ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen) unentgeltlich oder verbilligt zukommen lässt. Davon abzugrenzen sind nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, die lediglich der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes und der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen dienen und denen daher keine Entlohnungsfunktion zukommt.

Fazit: Der Wert der Mahlzeit je Arbeitnehmer und Anlass darf nicht mehr als 60 € betragen. Mahlzeiten gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn der Arbeitnehmer sie während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung oder bei der Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlichen Bewirtung erhält.

Unternimmt ein Arbeitnehmer eine gemischte Geschäftsreise, ist wie folgt zu unterscheiden:

• Der Arbeitnehmer unternimmt die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers, der auch die Kosten der Geschäftsreise übernimmt.
• Der Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise außerhalb seiner Arbeitszeit und trägt die Aufwendungen selbst. Er kann seine beruflichen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Kombiniert der Arbeitnehmer, der die Aufwendungen selbst trägt, seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann teilt er seine Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten auf, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

Beauftragt der Unternehmer seinen Arbeitnehmer, für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten immer zu 100% lohnsteuerfrei erstatten. Daran ändert sich nichts, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet. Es spielt keine Rolle, ob der private Teil der Reise kürzer oder länger ist als der berufliche Teil.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer zu einer Konferenz über E-Mail-Marketing, die von Montag bis Freitag in Miami (Florida) stattfindet. Der Arbeitnehmer reist bereits am Sonntag mit dem Flugzeug an. Im Anschluss an diese Konferenz macht er 2 Wochen Urlaub in Naples (Florida). Er fliegt anschließend wieder nach Deutschland zurück.
Ergebnis: Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Flugkosten (Hin- und Rückflug) uneingeschränkt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Er wendet seinem Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil zu und muss auch nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seinen beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.

Immer dann, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, die Reise zu unternehmen, bringt die Kombination mit Urlaub keinen Nachteil. Das muss auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer gelten, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Auch wenn Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen sich überschneiden, kommt es entscheidend darauf an, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich als Arbeitnehmer einzustufen ist. Steuerlich ist er dann wie jeder andere Arbeitnehmer zu behandeln.

Arbeitnehmerreise mit freien Tagen zwischen den geschäftlichen Terminen
Es handelt sich allerdings insgesamt um einen geschäftlichen Termin, wenn zwischen mehreren Terminen freie Tage liegen. Das ist auch dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer einen beruflichen Termin unterbrechen muss und dadurch mehrere freie Tage entstehen.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer nach Boston, um dort mit einem amerikanischen Unternehmer über den Verkauf von Maschinen zu verhandeln. Der amerikanische Unternehmer lässt das Angebot prüfen, was 2 Tage dauert. Nach Beginn der 2. Verhandlungsrunde legt der amerikanische Unternehmer seine Bedingungen vor, unter denen er den Vertrag abschließen möchte. Jetzt muss der deutsche Arbeitnehmer diese Vorschläge in Deutschland prüfen lassen, was wiederum 2 Tage dauert. Erst dann können die Verhandlungen abgeschlossen werden. Anschließend fliegt der Arbeitnehmer wieder nach Deutschland zurück.
Die freien Tage hat der Arbeitnehmer genutzt, um sich Boston anzusehen. Da die verhandlungsfreien Tage nicht vermeidbar waren, ist auch die Wartezeit betrieblich veranlasst. Es handelt sich also insgesamt um eine betriebliche Reise, auch wenn der Arbeitnehmer die freien Tage genutzt hat, um Sehenswürdigkeiten in der Umgebung zu besuchen.

Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeitnehmer den betrieblichen Telefonanschluss für private Zwecke nutzen darf. Insbesondere bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis sollten hierbei klare Vereinbarungen getroffen werden. Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Datenverarbeitungsgeräte (z. B. PC, Notebooks und Telekommunikationsgeräte) privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist lohnsteuerfrei. Diese Steuerfreiheit umfasst auch die private Nutzung von Software (Systemprogramme und Anwendungsprogramme), die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt seinem Arbeitnehmer zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.

Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet aber, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzen sollte. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich. Steuerlich gibt es zwei unterschiedliche Varianten, die der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer vereinbaren kann:

• Lässt der Arbeitgeber die private Telefonnutzung zu, wendet er seinem Arbeitnehmer einen lohnsteuerfreien geldwerten Vorteil zu.
• Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die er von seinem privaten Anschluss geführt hat, dann sind auch diese steuerfrei.

Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für betriebliche Gespräche vom privaten Telefonanschluss, gibt es wiederum 2 Möglichkeiten, den Erstattungsbetrag zu ermitteln.

1. Der Arbeitgeber darf den Teil der Telefon- und Internetkosten steuerfrei erstatten, der auf die betriebliche bzw. berufliche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermittelt werden muss, kann ein Durchschnittsbetrag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitnehmer zahlt für seinen Telefonanschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Er zeichnet über einen Zeitraum von 3 Monaten seine betrieblichen und privaten Telefongespräche auf. Danach liegt der Durchschnitt der betrieblichen Gespräche bei 42%. Diesen Prozentsatz legt der nicht nur für die 3 Monate, sondern auch für die folgenden Monate zugrunde. Er erstattet seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Monat für Monat 30 € × 42% = 12,60 €. Die Aufzeichnungen über den repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten und alle Telefonrechnungen muss der Arbeitgeber zusammen mit dem Lohnkonto seines Arbeitnehmers aufbewahren.

2. Fallen beim Privatanschluss des Arbeitnehmers erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, darf der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen pauschal bis zu 20% des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitnehmer führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Der Arbeitgeber darf ihm pro Monat 30 € × 20 % = 6,00 € lohnsteuerfrei erstatten.

Alternative: Telefoniert der Arbeitnehmer häufig aus beruflichen Gründen von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.

Betriebliches Mobiltelefon
Die beste und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.

Für die Sozialversicherung wird der Wert bestimmter Sachbezüge (Verpflegung und Unterkunft) jährlich festgelegt. Die Anpassung erfolgt dabei in Anlehnung an die Verbraucherpreise. Vergünstigte oder unentgeltliche Mahlzeiten, die Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) als Arbeitsentgelt zu bewerten.

Die monatlichen und kalendertäglichen Werte für freie Unterkunft und/oder Verpflegung ändern sich ab dem 1.1.2025. Der Monatswert im Jahr 2025 für die Verpflegung steigt von 313 € auf 333 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Frühstück erhöht sich von 60 € auf 65 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen beträgt jeweils 124 € (2024: 114 €). Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung sind ab dem 1.1.2025 auch bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden.

Es entfallen

• auf ein Frühstück 2,30 € (2024: 2,17 €) und
• auf ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 4,40 € (2024: 4,13 €).

Der Tagesgesamtwert für Verpflegung liegt demnach bei 11,10 €.

Der Monatswert für Unterkunft und Miete erhöht sich ab dem 1.1.2025 auf 282 € im Monat. Daraus ergibt sich ein Wert von 9,40 € pro Tag.

Die Sachbezugswerte gelten ab dem ersten Abrechnungsmonat des neuen Jahres. Die Sachbezüge sind in Höhe der neu festgesetzten Werte sowohl steuerpflichtig als auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern noch bis zum 31.12.24 eine Inflationsausgleichsprämie gewähren, die bis zur Höhe von 3.000 € steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Es handelt sich dabei um einen steuerlichen Freibetrag. Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Soweit die Inflationsausgleichsprämie bisher nicht ausgeschöpft worden ist, kann dies noch bis zum 31.12.2024 nachgeholt werden.

Entscheidend ist, dass der Betrag dem Arbeitnehmer bis zum 31.12.2024 zugeflossen ist. Das heißt, der Arbeitnehmer muss spätestens am 31.12.2024 über das Geld verfügen können. Es kommt für den Zufluss auf den Buchungstag an, also auf den Zeitpunkt der Gutschrift beim Arbeitnehmer und nicht auf den Wertstellungstag bei der Bank (BFH-Urteil vom 17.8.23, V R 12/22). 

Wichtig: Die Inflationsausgleichsprämie sollte frühzeitig überwiesen werden und nicht erst am Silvestertag. Die so genannte Zehn-Tage-Regelung, wonach wiederkehrende Ausgaben noch dem Vorjahr zugeordnet werden können, greift aufgrund des Einmal-Charakters der Inflationsausgleichsprämie nicht (§ 11 Abs. 2 EStG). Es reicht somit nicht aus, wenn die Prämie mit dem Dezember-Gehalt 2024 erst Anfang Januar 2025 ausbezahlt wird.

Die Bescheinigung einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt in der Regel digital. Arbeitgeber rufen dabei AU-Daten bei den Krankenkassen ab. Zum 1. Januar 2025 gibt es Neuerungen bei der eAU.

Diese Weiterentwicklungen werden ab 2025 beim eAU-Verfahren wirksam:

• Rückmeldung bei tatsächlicher Krankenhausentlassung
• Vorsorge- und Rehazeiten werden in das eAU-Verfahren integriert.
• Die Art und Dauer der Abwesenheit bei Arbeitsunfähigkeit wird noch detaillierter übermittelt.
• Besondere Fallgestaltungen, wie die teilstationäre Behandlung oder weitergeleitete Informationen einer anderen Krankenkasse, werden dargestellt. Das verringert Rückmeldungen über fehlende AU-Nachweise.
• Wenn Unstimmigkeiten zwischen ärztlicher Praxis und Krankenkasse geklärt sind, erhält der Arbeitgeber mittels eines neues Rückmeldegrunds eine Information dazu.
• Liegen andere Nachweise für die Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vor, die nicht über das eAU-Verfahren übermittelt werden können, erhält der Arbeitgeber dazu Informationen.

Fährt ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung zur Betriebsstätte seines Arbeitgebers und von dort mit einem Beförderungsmittel des Arbeitgebers zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Einsatzstelle, kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer an der Betriebsstätte seines Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte hat.

Es sind folgende Varianten denkbar:

• Der Arbeitgeber bestimmt seine Betriebstätte als erste Tätigkeitsstätte seines Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Betriebsstätte seines Arbeitgebers aufzusuchen und wird von dort zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Baustelle transportiert. Durch die Anordnung des Arbeitgebers wird die Betriebsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte, sodass die Fahrten des Arbeitnehmers zur Betriebsstätte mit der Entfernungspauschale anzusetzen sind.
• Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, sich arbeitstäglich an einem bestimmten Treffpunkt einzufinden, der (weil es sich nicht um eine ortsfeste Einrichtung handelt) den Begriff einer ersten Tätigkeitsstätte nicht erfüllt. Bei der Fahrt von der Wohnung zum Treffpunkt handelt es sich deshalb um Fahrten im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit, für die aber nur die Entfernungspauschale beansprucht werden kann.

Für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung darf die Entfernungspauschale nicht angesetzt werden. Das gilt sowohl bei unentgeltlicher als auch bei verbilligter Sammelbeförderung. Im Fall der verbilligten Sammelbeförderung sind die Aufwendungen des Arbeitnehmers jedoch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Entsprechendes gilt für eine Sammelbeförderung bei einer Einsatzwechseltätigkeit, und zwar unabhängig davon, wie weit die jeweilige Einsatzstelle von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt ist.

Ein elektronisches Fahrtenbuchprogramm muss manipulationssicher sein. Dies bedeutet nicht, dass das Programm vor jeglichem Hackerangriff gesichert ist. Aber es muss sichergestellt sein, dass die Fahrtenbücher in einer in sich geschlossenen Form erstellt werden sowie nachträgliche Veränderungen an den erfassten Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest als solche offengelegt und erkennbar sind. Darüber hinaus müssen Fahrtenbücher mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin ist Arbeitgeberin und überlässt ihren Arbeitnehmern firmeneigene Kraftfahrzeuge, die diese auch für Privatfahrten verwenden dürfen. Die Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug sind für die Betreuung von Baustellen zuständig. Die Baustellen befinden sich an unterschiedlichen Orten. Die Klägerin beabsichtigt, bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für Privatfahrten anstelle der 1%-Methode die Fahrtenbuchmethode zu nutzen.

Die Klägerin übersandte einen beispielhaften Ausdruck eines Fahrtenbuchs eines der Mitarbeiter an das Finanzamt mit der Bitte um eine verbindliche Auskunft zu dessen Ordnungsmäßigkeit. Die Klägerin führte aus, dass die Fahrtenbücher durch die Arbeitnehmer jeweils manuell mit Hilfe eines Computerprogramms erstellt werden. Nach Rückkehr vom Einsatzort erfolge der Eintrag dieser Fahrt in der Datenbank. Hierzu stünden unterschiedliche Eingabegeräte zur Verfügung (ein Terminal im Büro, ein Laptop oder Tablett für unterwegs). Eingetragen werde in eine Protokolldatenbank das Datum, das Projekt, Start- und Zielort, Grund der Fahrt, Entfernung in km, Kilometerstand sowie die Zuordnung zu betrieblicher oder privater Fahrt. Jede Fahrt sei dabei ein Datensatz in der Datenbank. Sobald dieser Datensatz abgespeichert sei, sei eine Änderung nicht mehr möglich. Die Klägerin führte weiter aus, dass es sich somit nicht um eine einfache Excel Tabelle handle.

Die Datensätze könnten in chronologischer Reihenfolge auf dem Bildschirm angezeigt und auch ausgedruckt werden. Die Fahrzeuge seien den Mitarbeitern fest zugeordnet, jeder Mitarbeiter führe sein Fahrtenbuch persönlich. Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte seien in den Datensätzen gekennzeichnet und würden als separate Spalten von den dienstlichen Fahrten unterschieden. Das Finanzamt lehnte es ab, dieses elektronische Datenbanksystem auf Basis von Lotus Notes als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anzuerkennen, weil eine zeitnahe Erfassung der Daten nicht gewährleistet sei.

Das Finanzgericht gab dem Finanzamt Recht. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zwar anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Das bedeutet aber nicht, dass hinsichtlich der Frage der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs die Anforderungen an ein manuell geführtes Papierfahrtenbuch und an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch identisch sein müssen. Denn ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch, das im PKW verbleibt, ist nur bedingt vergleichbar mit einem Fahrtenbuch, das anhand eines elektronischen Datenbanksystems erstellt wurde. Das gilt insbesondere hinsichtlich der Manipulationssicherheit. 

Manipulationen sind zwar auch bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern nicht völlig auszuschließen, sie erfordern aber einen erheblich höheren Aufwand und sind zudem eher als Fälschung erkennbar. Bei der Frage der Fälschungssicherheit, der Ordnungsmäßigkeit und der Überprüfbarkeit ist zwischen den gewählten Formen der Erstellung zu differenzieren. Ein elektronisches Navigationsgerät mit einem angeschlossenen elektronischen Fahrtenbuch, das den Kilometerstand, den Standort und die Uhrzeit – jeweils bei Beginn und Ende der Fahrt – unveränderbar aufzeichnet, ist anzuerkennen. Die hier gewählte Aufzeichnungsform entspreche weder der sicheren Dokumentation durch Papierfahrtenbücher, noch den Aufzeichnungen, die von den elektronischen Fahrtenbüchern automatisch unveränderbar gespeichert werden. 

Ein auf Basis von Lotus Notes selbst programmiertes Fahrtenbuch ist nicht anzuerkennen, da nachträgliche Veränderungen, auch aufgrund des offenen Quellcodes technisch nicht ausgeschlossen werden können. Zusätzlich sei durch ein Fahrtenbuchprogramm zu gewährleisten, dass mehrere Fahrten an einem Arbeitstag, Zwischenziele und Umwege jeweils einzeln und getrennt dokumentiert werden können. Das ist hier nicht der Fall.

Ein Mobilitätsbudget bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, im Rahmen eines vorher vereinbarten Budgets alternative Verkehrsmittel sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten zu nutzen. Unternehmer stellen ihren Mitarbeiter also keinen festen Dienstwagen zur Verfügung, sondern ein flexibles Budget, das auch für umweltfreundliche Verkehrsmittel genutzt werden kann. Dazu zählen z. B. öffentliche Verkehrsmittel (Bus und Bahn), Carsharing oder (Elektro-)Fahrräder. Das Budget kann dabei sogar auf verschiedene Verkehrsmittel aufgeteilt werden.

Als Bemessungsgrundlage für die geplante Pauschalbesteuerung sind die Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer) zugrunde zu legen, die er für das Mobilitätsbudget der Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Da keine gesonderte Einordnung und Bewertung der Einzelleistungen erforderlich ist, handelt es sich um eine vereinfachte lohnsteuerliche Behandlung von Mobilitätsbudgets durch den Arbeitgeber.

Die pauschale Besteuerung mit 25% ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Leistungen aus einem Mobilitätsbudget gewährt, soweit die Leistungen den Betrag von 2.400 € im Kalenderjahr nicht übersteigen. Mobilitätsbudget in diesem Sinne ist das den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellte Angebot zur Nutzung von außerdienstlichen Mobilitätsleistungen unabhängig vom Verkehrsmittel in Form eines Sachbezugs oder Zuschusses. Dies gilt nicht für Luftfahrzeuge, private Kraftfahrzeuge sowie für Kraftfahrzeuge, die dem Arbeitnehmer dauerhaft überlassen werden einschließlich betrieblicher Kraftfahrzeuge. Eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 schließt die Pauschalierung der Lohnsteuer im Zusammenhang mit dem Mobilitätsbudget aus.

Die einzelnen Mobilitätsdienstleistungen können in einem Paket gebündelt werden und vom jeweiligen Mitarbeiter individuell im Rahmen seines Budgets genutzt werden. Für solche Lösungen gibt es externe Dienstleister, die diese zusätzlichen Benefits für Mitarbeiter verwalten. Hier kann teilweise auch das Guthaben über die Monate angesammelt und anschließend für längere Fahrten genutzt werden. 

Es gibt keine gesetzliche Regelung zum Mobilitätsbudget selbst, sodass das Budget im Arbeitsvertrag oder in einer betrieblichen Regelung ausgestaltet werden kann. Hat ein Mitarbeiter einen vertraglich zugesicherten Anspruch auf einen Dienstwagen mit Privatnutzung, kann dieser nur einvernehmlich durch ein Mobilitätsbudget ersetzt werden.

Praxis-Beispiel:
Dem Arbeitnehmer kann ein Mobilitätsbudget von 200 € im Monat zur Verfügung gestellt werden. Der Arbeitnehmer kann z. B. 100 € für Bahntickets verwenden und für 100 € ein Fahrzeug beim örtlichen Carsharing-Anbieter mieten.

Begünstigt ist die Nutzung an sich, nicht dagegen die Erstattung von Einzelkosten (z. B. Treibstoffkosten in Form von Tankkarten, Reparaturleistungen). Begünstigt sind Sachbezüge (z. B. bestimmte zweckgebundene Gutscheine einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps oder entsprechende Geldkarten einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) und auch Zuschüsse (Geldleistungen wie z. B. nachträgliche Kostenerstattungen), die einem Arbeitnehmer zur Nutzung von Mobilitätsleistungen und somit zur individuellen Fortbewegung im außerdienstlichen Bereich (insbesondere private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten) gewährt werden. 

Nicht steuerbare oder steuerfreie Arbeitgeberleistungen nach anderen Vorschriften des EStG, z. B. die Sachbezugsfreigrenze von 50 €, die Gewährung eines Job-Tickets oder auch die steuerfreie Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, sind nicht in die Bemessungsgrundlage für die Anwendung der Pauschalierungsvorschrift einzubeziehen. Von der neuen Pauschalbesteuerung werden nur solche Leistungen erfasst, die beim Arbeitnehmer dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. 

Hinweis: Die Pauschalbesteuerung nach dieser Regelung schließt die pauschale Besteuerung mit 30% nach § 37b EStG aus. Hier sind die beiden Regelungen jeweils nur alternativ anwendbar – also entweder 25% bis 2.400 € im Jahr (gilt ab 2025) oder 30% von bis zu 10.000 € (gilt bereits jetzt).

Gewährt der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein zinsloses oder zinsverbilligtes Darlehen, dann ist dieser Vorteil lohnsteuerfrei, wenn das Darlehen im jeweiligen Lohnzahlungszeitraum (Monat) nicht mehr als 2.600 € beträgt. Übersteigt das Arbeitgeberdarlehen den Betrag von 2.600 €, wendet der Unternehmer seinem Arbeitnehmer einen Zinsvorteil zu, wenn der vereinbarte Zinssatz niedriger ist als der marktübliche Zinssatz. Sobald das Darlehen durch Tilgungen unter den Betrag von 2.600 € sinkt, handelt es sich wiederum um Zinsersparnisse, die lohnsteuerfrei sind.

Als marktüblicher Zinssatz können die bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank zuletzt veröffentlichten Effektivzinssätze herangezogen werden. Diese Zinssätze sind auf der Webseite der Deutschen Bundesbank („geldwerter Vorteil für Arbeitgeberdarlehen“) zu finden. Bei dem hiernach ermittelten Effektivzinssatz kann ein Abschlag von 4% vorgenommen werden. Liegt der tatsächlich vereinbarte Zinssatz unter diesem Maßstabszinssatz, liegt ein Zinsvorteil vor, der als geldwerter Vorteil zu versteuern ist.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält ein Arbeitgeberdarlehen in Höhe von 16.000 € zu einem Effektivzinssatz von 2% jährlich (Laufzeit 5 Jahre mit monatlicher Tilgung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über 1 Jahr bis 5 Jahre veröffentlichte Effektivzinssatz beträgt 4,92 %.

Nach Abzug eines Abschlags von 4% ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 4,72 %. Die Zinsverbilligung beträgt somit (4,72 % - 2 % =) 2,72 %. Danach ergibt sich im Monat ein geldwerter Vorteil von 36,27 € (2,72 % von 16.000 € x 1/12). Dieser Vorteil ist - da die 50 €-Freigrenze nicht überschritten wird - lohnsteuerfrei. Der geldwerte Vorteil ist jeweils bei Tilgung des Arbeitgeberdarlehens für die Restschuld neu zu ermitteln.

Sicherheiten
Höhere Darlehnsbeträge werden in der Regel nur gewährt, wenn entsprechende Sicherheiten für den Ausfall des Darlehens gestellt werden können. Im Falle eines typischen Baudarlehens ist die Sicherheit die Grundschuldbestellung der Bank als Gläubiger. Die Finanzverwaltung geht bei einer fehlenden Sicherheitenstellung von einem geldwerten Vorteil aus, wenn der Zinssatz eines vergleichbaren Darlehens eine Sicherheitenbestellung voraussetzt. Durch die fehlende Sicherheitenbestellung entfallen bei einem Baudarlehen zum Beispiel Gebühren für das Grundbuchamt (Eintragung der Grundschuld für die Bank) oder Aufwendungen für den Notar. Diese normalerweise anfallenden Gebühren und Aufwendungen sind in die Bewertung des geldwerten Vorteils einzubeziehen.

Einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer fließen Einnahmen aus Tantiemeforderungen gegen seine Kapitalgesellschaft bereits bei Fälligkeit zu. Fällig wird der Tantiemeanspruch mit der Feststellung des Jahresabschlusses, sofern die Vertragsparteien keine andere Fälligkeit im Anstellungsvertrag vereinbart haben. Tantiemeforderungen, die in den festgestellten Jahresabschlüssen nicht ausgewiesen sind, fließen dem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht zu, auch wenn eine entsprechende Verbindlichkeit nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in den (festgestellten) Jahresabschlüssen hätte gebildet werden müssen.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger ist alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer der GmbH. Nach dem Geschäftsführervertrag erhält der Kläger für seine Tätigkeit ein festes monatliches Bruttogehalt. Des Weiteren ist ihm eine Tantieme in Höhe von 20% des Jahresgewinns zugesagt, die einen Monat nach Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung zu zahlen ist. Die Höhe der Tantieme ist auf maximal 30% der Festvergütung begrenzt. Die vereinbarten Tantiemen wurden dem Kläger in den Jahren 2015 bis 2017 weder ausgezahlt noch hatte die GmbH in den Jahresabschlüssen entsprechende Passivposten gebildet.

In seinen Einkommensteuererklärungen gab der Kläger Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit ohne Tantiemen an. Im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung ging das Finanzamt davon aus, dass auch die nicht ausgezahlten Tantiemen (jeweils in der vereinbarten Höhe von 20% des Gewinns des Vorjahres) vom Kläger als Arbeitslohn zu versteuern seien, und erhöhte die Einkommensteuerfestsetzungen entsprechend. Laut Auffassung des Finanzamts gelten die Tantiemen zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung als zugeflossen. Ob sie tatsächlich ausgezahlt worden sind, sei unerheblich, da es der Gesellschafter-Geschäftsführer selbst in der Hand habe, sich die Tantiemen auszahlen zu lassen.

Das Finanzgericht gab dem Kläger Recht, weil vereinbarte, aber nicht ausgezahlte Tantiemen auch einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht zufließen, wenn bei der Gesellschaft keine entsprechende Verbindlichkeit passiviert worden ist und sich die Tantiemen deshalb nicht mindernd auf das Einkommen der Gesellschaft ausgewirkt haben.

Die Feststellungen des Finanzgerichts reichen lt. BFH nicht aus, um entscheiden zu können, ob dem Kläger die Forderungen auf Tantiemeansprüche zugeflossen sind, weil er durch einen Verzicht auf seine Tantiemeansprüche eine verdeckte Einlage in die GmbH erbracht haben könnte. Das Finanzgericht versäumt festzustellen, warum die Tantiemen nicht ausgezahlt bzw. entsprechende Forderungen des Klägers nicht als Verbindlichkeiten passiviert worden sind. 

Tantiemen gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Besteuerung setzt allerdings voraus, dass sie dem Arbeitnehmer als sonstiger Bezug zugeflossen sind. Der Zufluss tritt mit der Erlangung der wirtschaftlichen Verfügungsmacht ein. Der BFH geht in ständiger Rechtsprechung davon aus, dass bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern ein Zufluss von Einnahmen auch ohne Zahlung oder Gutschrift vorliegen kann. Danach fließt dem alleinigen oder beherrschenden Gesellschafter eine eindeutige und unbestrittene Forderung gegen seine Kapitalgesellschaft bereits mit deren Fälligkeit zu.

Die GmbH hatte die Tantiemeforderungen des Klägers in ihren Jahresabschlüssen nicht als Verbindlichkeit ausgewiesen. Da die Gesellschafterversammlung der GmbH die Jahresabschlüsse festgestellt hatte, waren die Tantiemeansprüche nicht fällig. Ob diese nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung hätten passiviert werden müssen, ist – entgegen der Auffassung des BMF - unerheblich, weil ein Pflichtenverstoß nicht die Fälligkeit einer Tantiemeforderung begründen kann. Daher ist ohne Bedeutung, ob es sich bei der fehlenden Passivierung um einen Buchungsfehler gehandelt hat, oder ob eine Bilanzierung aus anderen Gründen von vornherein nicht in Betracht kam, etwa weil die Tantiemezusage vor der Entstehung der vereinbarten Tantiemeansprüche einvernehmlich aufgehoben worden ist.

Die Feststellungen des Finanzgerichts reichen allerdings nicht aus, um abschließend entscheiden zu können, ob dem Kläger die Forderungswerte der Tantiemeansprüche zugeflossen sind. Das wäre der Fall, wenn er durch einen Verzicht auf seine Tantiemeansprüche eine verdeckte Einlage in die GmbH erbracht hätte.

Zuschlägen für Bereitschaftsdienste, die außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit erbracht und gesondert vergütet werden, sind steuerfrei. Die Steuerfreiheit richtet sich nach dem Arbeitslohn für die regelmäßige Arbeitszeit und nicht nach dem Dienstentgelt, das für den Bereitschaftsdienst gezahlt wird. Es ist nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer für die Tätigkeit, für die er Zuschläge erhält, neben den Erschwerniszuschlägen einen Anspruch auf Grundlohn hat.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin betreibt eine Förderschule mit angeschlossenem Internat für Kinder und Jugendliche mit Beeinträchtigungen. Die in Wohngruppen lebenden Kinder und Jugendlichen werden von den Mitarbeitern auch in der Nacht betreut. Nach den arbeitsvertraglichen Regelungen wurde die Zeit der Bereitschaft nur zu 25% als Arbeitszeit entgolten. Daneben erhielten die Mitarbeiter für den Bereitschaftsdienst in den Nachtstunden je tatsächlich geleisteter Stunde einen Zeitzuschlag in Höhe von 15% des Tabellenentgelts. Das Entgelt für den Bereitschaftsdienst versteuerte die Klägerin regulär als Arbeitslohn. Den Zeitzuschlag für die Zeit von 0:00 Uhr bis 6:00 Uhr zahlte sie steuerfrei aus.
Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung gelangte das Finanzamt zu der Auffassung, dass die gezahlten Zuschläge über den Höchstgrenzen gelegen und insoweit zu Unrecht steuerfrei ausgezahlt worden seien. Als Bemessungsgrundlage für die Steuerfreiheit der Zuschläge sei nicht das Tabellenentgelt, sondern lediglich das Entgelt für den Bereitschaftsdienst anzusetzen. Das Finanzgericht gab der hiergegen gerichteten Klage statt.

Der BFH entschied ebenso wie das Finanzgericht. Danach ist Grundlohn der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer für die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit zusteht. Er ist in einen Stundenlohn umzurechnen und mit höchstens 50 € anzusetzen (§ 3b Abs. 2 Satz 1 EStG). Grundlohn (= laufender Arbeitslohn) steht dem Arbeitnehmer zu, wenn dieser für die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarung geschuldet wird. Ob und in welchem Umfang der Grundlohn dem Arbeitnehmer tatsächlich zufließt, ist für die Bemessung der Steuerfreiheit der Zuschläge ohne Bedeutung. 

Die wöchentliche regelmäßige Arbeitszeit des Betreuungspersonals betrug im Streitzeitraum (Januar 2014 bis Dezember 2017) bei Vollzeitbeschäftigung durchschnittlich 39 Stunden. Die regelmäßigen monatlichen Dienstbezüge setzten sich aus der monatlichen Regelvergütung, dem sogenannten Tabellenentgelt, der Kinderzulage und den sonstigen Zulagen zusammen. Die Zeit der nächtlichen Beaufsichtigung wurde gemäß den arbeitsvertraglichen Regelungen als Bereitschaftsdienst behandelt.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad zur privaten Nutzung, wendet er ihm einen geldwerten Vorteil zu. Dieser geldwerte Vorteil ist wie folgt zu erfassen:

• Die kostenlose Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber dieses zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
• Erfolgt die Überlassung nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und wird das betriebliche Fahrrad erstmals nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 zur privaten Nutzung überlassen, wird der monatliche Durchschnittswert der privaten Nutzung für die Kalenderjahre ab 1.1.2020 mit 1% des auf volle 100 € abgerundeten Viertels des Listenpreises angesetzt.

Listenpreis ist hier die Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads, einschließlich der Umsatzsteuer. Handelt es sich um ein gebrauchtes Fahrrad, kommt es nicht auf den Zeitpunkt an, zu dem der Arbeitgeber dieses Fahrrad angeschafft, hergestellt oder geleast hat. Mit dem pauschalen 1%-Wert sind alle Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung erfasst.

• Die Freigrenze von 50 € (vor dem 1.1.2022: 44 €) für Sachbezüge ist nicht anzuwenden.
• Ist der Arbeitgeber eine Fahrradverleihfirma, kann bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 € berücksichtigt werden, wenn die Lohnsteuer nicht pauschal erhoben wird (§ 40 EStG).
• Die vorstehenden Regelungen gelten auch für Elektrofahrräder, wenn sie verkehrsrechtlich als Fahrräder einzuordnen sind (wenn also keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht besteht). Ist das Elektrorad als Kfz einzustufen, weil der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt, gelten dieselben Regelungen, die auch für andere Kfz gelten.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmen-Pkw, legt er in der Regel den Fahrzeugtyp, die Ausstattung und die Bedingungen für die Nutzung fest. Die private Nutzung kann pauschal oder nach den tatsächlichen Kosten ermittelt werden. Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer trägt, mindern den geldwerten Vorteil, der als Arbeitslohn zu versteuern ist. Übernimmt der Arbeitnehmer einen Teil der laufenden Kosten, z. B. die Benzinkosten, mindern diese Zahlungen ebenfalls den geldwerten Vorteil. Da der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet, entsteht bei ihm kein Aufwand. Nutzungsentgelte und andere Zuzahlungen, die der Arbeitnehmer leistet, werden lohnsteuerlich auf den privaten Nutzungswert angerechnet.

Bei Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Firmen-Pkw hat der Unternehmer ein Wahlrecht. Er kann die Zuschüsse als Betriebseinnahmen ansetzen oder erfolgsneutral verbuchen, indem er als Arbeitgeber die Anschaffungskosten nur mit dem Betrag ansetzt, den er selbst gezahlt hat. Das bedeutet, die Anschaffungskosten müssen um den Zuschuss gekürzt werden.

Aber! Der Arbeitgeber kann mit dem Arbeitnehmer als Nutzer eines Firmen-Pkw vereinbaren, dass er als Arbeitgeber im Innenverhältnis die Anschaffungskosten lediglich bis zu einer festgelegten Obergrenze oder bis zu einer bestimmten Ausstattung des Fahrzeugs übernimmt. Den Teil der Anschaffungskosten, der diesen Wert bzw. diese Grenze überschreitet, muss der Arbeitnehmer im Innenverhältnis tragen. Bestellt nun der Arbeitgeber auf Wunsch seines Arbeitnehmers ein höherwertigeres Fahrzeug im eigenen Namen, dann ist der Arbeitgeber der Leistungsempfänger der späteren Lieferung. Das bedeutet, er kann die gesamte Vorsteuer geltend machen. Wenn jedoch der Arbeitnehmer selbst im eigenen Namen die Sonderausstattungen für das Fahrzeug erwirbt und insoweit als Leistungsempfänger anzusehen ist, scheidet der Vorsteuerabzug des Unternehmers (Arbeitgebers) insoweit aus.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer einen Firmen-Pkw zur Verfügung, den dieser auch privat nutzen darf. Der Arbeitnehmer darf sich einen PKW aussuchen, wobei er die Grenze von 45.000 € netto ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten darf. Der Arbeitnehmer möchte eine bessere Ausstattungsvariante, die um 3.000 € teurer ist. Er erklärt sich daher bereit, diesen Betrag von 3.000 € selbst zu übernehmen. Der Unternehmer kauft im Oktober einen VW-Passat für 57.125 € (48.000 € + 9.125 € Umsatzsteuer). Die Rechnung lautet auf den Namen des Unternehmers, sodass er die Umsatzsteuer von 9,.125 € als Vorsteuer abziehen kann. Der Arbeitnehmer zahlt den Betrag in von 3.000 € an den Arbeitgeber.

Wichtig! Die gesamte Abwicklung sollte über den Arbeitgeber erfolgen. Der Händler stellt dem Arbeitgeber die gesamten Kosten in Rechnung, sodass er auch den vollen Vorsteuerabzug hat. Denn die Umsatzsteuer, die dem Arbeitnehmer in Rechnung gestellt wird, kann der Arbeitgeber nicht als Vorsteuer abziehen. Außerdem mindert nur die Zuzahlung den lohnsteuerpflichtigen Sachbezug, die der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber leistet.

Der Arbeitgeber kann den privaten Nutzungswert mit monatlich 1% des inländischen Bruttolistenpreises zuzüglich Sonderausstattung im Zeitpunkt der Erstzulassung ansetzen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden zusätzlich 0,03% vom inländischen Bruttolistenpreis je Entfernungskilometer angesetzt. Wird die private Nutzung mithilfe der 1%-Methode ermittelt, müssen auch die Mehrkosten bzw. die Sonderausstattungen einbezogen werden, die der Arbeitnehmer selbst zahlt. Dafür können bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils die Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Firmen-Pkw abgezogen werden. Diese Zuzahlungen werden im Anschaffungsjahr und den folgenden Jahren auf den geldwerten Vorteil angerechnet.

Hinweis: Zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen, die der Arbeitnehmer für die private Nutzung eines betrieblichen Kfz leistet, können bei der Berechnung des geldwerten Vorteils gleichmäßig auf den Zeitraum verteilt werden, für den sie geleistet werden. Dies gilt auch bei zeitraumbezogenen Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines betrieblichen Kfz, das ihm auch zur Privatnutzung überlassenen wird.

Kostenerstattungen eines kirchlichen Arbeitgebers an seine Beschäftigten für die Erteilung erweiterter Führungszeugnisse, zu deren Einholung der Arbeitgeber zum Zwecke der Prävention gegen sexualisierte Gewalt kirchenrechtlich verpflichtet ist, führen nicht zu Arbeitslohn.

Praxis-Beispiel:
Die Diözese und die ihr zugeordneten Kirchengemeinden, Dienststellen und sonstige Einrichtungen beschäftigen als freie Träger Arbeitnehmer im sozialen Bereich, insbesondere Geistliche, Lehrer, Erzieher und Sozialarbeiter. Die Verordnung zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt an Minderjährigen und schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen für die Diözese enthielt die Bestimmung, dass im regelmäßigen Abstand von 5 Jahren ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen sei. Die Kosten übernahm der kirchliche Arbeitgeber und behandelte sie als lohnsteuerfreie Kostenübernahme. Das Finanzamt führte eine Lohnsteuer-Außenprüfungen durch und vertrat die Auffassung, dass die erstatteten Aufwendungen für die Erteilung von erweiterten Führungszeugnissen als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen seien. Das Finanzamt setzte die Lohnsteuer pauschal mit 25% fest.

Der BFH hat entschieden, dass von den Kostenerstattungen zu Recht keine Lohnsteuer einbehalten wurde. Denn die Erstattung der Aufwendungen für die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse hat bei den betroffenen Arbeitnehmern nicht zum Zufluss von Arbeitslohn geführt. Vorteile, die der Arbeitgeber im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse gewährt, besitzen keinen Arbeitslohncharakter. Das ist der Fall, wenn sich aus den Begleitumständen wie Anlass, Art und Höhe des Vorteils der jeweils verfolgte betriebliche Zweck ergibt. Steht die betriebliche Zielsetzung ganz im Vordergrund, ist das damit einhergehende eigene Interesse des Arbeitnehmers, den betreffenden Vorteil zu erlangen, zu vernachlässigen.

Vorteile, die sich bei objektiver Würdigung aller Umstände nicht als Entlohnung, sondern lediglich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen erweisen, sind nicht als Arbeitslohn anzusehen. Die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse durch die Arbeitnehmer erfolgte hiernach, weil die kirchlichen Rechtsträger, nicht aber die Arbeitnehmer (kirchenrechtlich) dazu verpflichtet waren. Es handelt sich nicht um eine Zuwendung an die Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine eigene, insbesondere nicht gegenüber den Arbeitnehmern bestehende Verpflichtung erfüllt.

Eine Betriebsveranstaltung kann auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin veranstaltete in eigenen Räumlichkeiten eine Weihnachtsfeier, zu der nur die Vorstandsmitglieder eingeladen waren. Die Kosten betrugen insgesamt 8.034 €. Darüber hinaus richtete die Klägerin im selben Jahr eine Weihnachtsfeier für Mitarbeiter des oberen Führungskreises bzw. Konzernführungskreis an einem anderen Standort aus. Dabei handelte es sich um Mitarbeiter, die eine bestimmte Karrierestufe erreicht hatten, aber keinen eigenständigen Betriebsteil bildeten. Für diese Veranstaltung wendete die Klägerin insgesamt 168.439 € auf. Die ihren Vorstandsmitgliedern und dem Führungskreis mit den jeweiligen Weihnachtsfeiern zugewandten Vorteile unterwarf die Klägerin nicht dem Lohnsteuerabzug. Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung vertrat das Finanzamt die Auffassung, die Klägerin habe die Lohnversteuerung zu Unrecht unterlassen. Die beantragte Lohnsteuerpauschalierung mit einem Pauschsteuersatz von 25% gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG lehnte das Finanzamt ab.

Der BFH hat entschieden, dass es sich bei den Weihnachtsfeiern des Vorstands und der Führungskräfte um Betriebsveranstaltungen handelte, die pauschal versteuert werden können. Dass die Veranstaltungen nicht allen Betriebsangehörigen offenstanden, steht dem nicht entgegen. Die Lohnsteuernachforderung beim Arbeitgeber kommt in Betracht, wenn die Lohnsteuer vorschriftswidrig nicht angemeldet worden ist und es sich um eine eigene Steuerschuld des Arbeitgebers handelt. Eine eigene Steuerschuld des Arbeitgebers liegt unter anderem vor, wenn die Voraussetzungen für eine Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 EStG gegeben sind. 

Bis zu der gesetzlichen Neuregelung zum 1.1.2015 hat der BFH in ständiger Rechtsprechung unter den Begriff der Betriebsveranstaltung nur Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter erfasst, bei denen die Teilnahme grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offenstand. Das bisherige Begriffsverständnis des „Offenstehens“ hat in der gesetzlichen Definition der Betriebsveranstaltung keinen Niederschlag gefunden. Diese Voraussetzung findet sich nunmehr in § 19 Abs. 1 EStG wieder und steht damit nur noch in Verbindung mit der Gewährung des Freibetrags in Höhe von 110 €.

Eine Betriebsveranstaltung setzt ab 2015 mithin nur noch eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter voraus. Eine Veranstaltung, an der ausschließlich Beschäftigte des Betriebs und deren Begleitpersonen teilnehmen können, ist eine solche Betriebsveranstaltung, auch wenn diese Veranstaltung nicht allen Angehörigen eines Betriebs offensteht.

Fazit: Ab dem Veranlagungszeitraum 2015 kann eine Betriebsveranstaltung auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Werkstudenten: Für Studierende, die neben ihrem Studium einen Job ausüben, besteht in ihrer Beschäftigung Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung (Werkstudentenprivileg). Voraussetzung ist, dass das Studium im Vordergrund steht. Werkstudenten sind allerdings rentenversicherungspflichtig und können sich von dieser Versicherungspflicht auch nicht befreien lassen. 

Praktikanten: Für die versicherungsrechtliche Beurteilung von Praktika ist es wichtig, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum handelt oder ob der Ausbildungsweg das Praktikum vorschreibt. Außerdem werden Praktika, die vor oder nach dem Studium absolviert werden, anders beurteilt als Praktika, die während des Studiums (Zwischenpraktika) ausgeübt werden. Auch die Tatsache, ob während des Praktikums Arbeitsentgelt gezahlt wird, spielt bei der versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilung von Vor- oder Nachpraktika eine Rolle.

Schülerjobs: Jugendliche, die eine Schule besuchen, sind in einer Beschäftigung grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Wird eine allgemeinbildende Schule besucht, besteht lediglich in der Arbeitslosenversicherung Versicherungsfreiheit. Handelt es sich um einen Minijob, gelten die Regeln einer geringfügigen Beschäftigung. Bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung von Jugendlichen, die die Schule beendet haben, ist die Frage nach Berufsmäßigkeit ihrer Beschäftigung von Bedeutung.

Entgeltunterlagen für Praktika und Jobs während Schule oder Studium: Um die Entgeltabrechnung zu erleichtern und zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung alle Unterlagen vorlegen zu können, fügen Arbeitgeber folgende Nachweise den Entgeltunterlagen von Studenten, Schülern und Praktikanten bei:

• Studienbescheinigung oder Schulnachweis
• Kopien von Arbeitsverträgen oder Arbeitsnachweisen, wenn der Student weitere Beschäftigungen ausübt oder innerhalb der letzten zwölf Monate ausgeübt hat
• Gegebenenfalls schriftliche Erklärung des Studenten, dass keine weiteren Beschäftigungen ausgeübt werden
• Im Fall einer befristeten Beschäftigung den Beginn und das Ende der Beschäftigung im Unternehmen (Arbeitsvertrag)
• Im Fall einer Beschäftigung von mehr als 20 Wochenstunden in den Semesterferien: Nachweis der Hochschule über Semesterferienzeiten
• Bei Praktikanten: Nachweis darüber, dass es sich um ein vorgeschriebenes Praktikum handelt

Die Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich elektronisch zu führen.

Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Beiträge für eine private Unfallversicherung, die sowohl das betriebliche als auch das private Risiko abdeckt, können im Verhältnis 50:50 aufgeteilt werden. Übernimmt der Arbeitgeber diese Beiträge, gehören sie insgesamt zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der betriebliche Anteil von 50% ist als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz anzusehen.

Der Arbeitgeber kann allerdings Beiträge, die das Unfallrisiko auf Geschäftsreisen abdecken, als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei übernehmen. Der Anteil muss geschätzt werden. Laut BMF darf der Arbeitgeber vom 50%igen Teil der Unfallversicherung, der als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz anzusehen ist, 40% als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei erstatten (das sind 20% vom Gesamtbetrag).

Praxis-Beispiel:
Der Inhaber einer Vermittlungsfirma hat für alle Außendienstmitarbeiter eine Unfallversicherung abgeschlossen, die das berufliche und private Risiko abdeckt. Er zahlt pro Arbeitnehmer einen Betrag von 180 € pro Jahr. 20% = 36 € sind lohnsteuerfrei. Den Restbetrag von (180 € - 36 € =) 144 € muss er als Arbeitslohn versteuern. Der Arbeitnehmer kann (180 x 50 % - 36 € =) 54 € in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Sozialversicherung: Die steuerfreien Teile der Unfallversicherung sind sozialversicherungsfrei. Der Restbetrag ist sozialversicherungspflichtig. Der 50%ige Anteil einer privaten Unfallversicherung, der das private Risiko abdeckt, kann bei den Sonderausgaben berücksichtigt werden.

Gruppenunfallversicherung: Versichert der Arbeitgeber mehrere Arbeitnehmer gemeinsam in einem Unfallversicherungsvertrag, kann er die Lohnsteuer mit einem pauschalen Steuersatz von 20% der Beiträge erheben (§ 40b Abs. 3 EStG). Der Teilbetrag, der sich bei einer Aufteilung der gesamten Beiträge nach Abzug der Versicherungssteuer durch die Zahl der begünstigten Arbeitnehmer ergibt, ist ab 2024 nicht mehr auf 100 € im Kalenderjahr begrenzt. Der pauschale Steuersatz von 20% kann also unabhängig von der Höhe der Beiträge angewendet werden.

Die Umlageverfahren bei Krankheit (U1) und bei Mutterschaft (U2) verringern das finanzielle Risiko für Arbeitgeber, wenn Beschäftigte krank werden oder in Mutterschutz gehen. 

Umlagepflicht für GmbH-Geschäftsführer
Am Umlageverfahren U1 nehmen grundsätzlich alle Unternehmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigte haben. Ob ein Arbeitgeber zum Umlageverfahren U1 berechtigt ist, prüft er selbst auf Basis der Beschäftigtenzahl des Vorjahres. Teilzeitbeschäftigte werden entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit anteilig gerechnet.

Für GmbH-Geschäftsführer (auch Gesellschafter-Geschäftsführer und Fremdgeschäftsführer) besteht keine Pflicht zur Zahlung der Umlage U1. Sie gehören nicht zur Gruppe der Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Somit haben sie keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Zudem zählen sie bei der Prüfung, ob ein Unternehmen mehr als 30 Beschäftigte hat, nicht mit.

Am Umlageverfahren U2 nehmen grundsätzlich alle Unternehmen teil, unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Für U1 und der U2 gelten somit unterschiedliche Regeln. Beim Mutterschutz (Umlage U2) erhält das Unternehmen Erstattungen aus der Umlagekasse 2 auch für eine GmbH-Geschäftsführerin vor und nach einer Geburt. Das Mutterschutzgesetz bezieht sich hier auf den Beschäftigtenbegriff im Sozialversicherungsrecht. Das gilt auch für eine Fremdgeschäftsführerin oder Minderheits-Gesellschafterin beziehungsweise Minderheits-Geschäftsführerin aufgrund der persönlichen Abhängigkeit in ihrer Beschäftigung. 

Der Bundesrat hatte am 15.12.2023 das Wachstumschancengesetz abgelehnt und den Vermittlungsausschuss angerufen. Der Vermittlungsausschuss hat am 21.2.2024 darüber beraten und den Gesetzentwurf mit zahlreichen Änderungen zur Abstimmung an den Bundestag weitergeleitet. Der Bundestag hat dem geänderten Entwurf des Wachstumschancengesetzes (BT-Drucksache 20/10410) zugestimmt. 

Aber! Damit das deutlich reduzierte Wachstumschancengesetz in Kraft treten kann, muss der Bundesrat am 22.3.2023 zustimmen, was jedoch fraglich ist. Außerdem wird nicht über den ursprünglichen Entwurf abgestimmt, sondern über den geänderten Entwurf des Wachstumschancengesetzes in der Fassung der BT-Drucksache 20/10410. 

Konsequenz: Die Regelungen, die im geänderten Entwurf nicht mehr enthalten sind, fallen endgültig weg und können somit nicht verabschiedet werden. Das bedeutet, dass u.a. die vorgesehene Erhöhung der abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen, die ab 2024 von 28 € auf 32 € angehoben werden sollten, nicht stattfindet. Diese Erhöhung ist nämlich im geänderten Entwurf des Wachstumschancengesetzes nicht mehr enthalten. 

Übrig geblieben ist bei den Reisekosten nur die Erhöhung der Pauschale für die Übernachtung in einem Kraftfahrzeug (LKW) während einer auswärtigen Tätigkeit des Arbeitnehmers von bisher 8 € auf 9 €. Voraussetzung ist hierbei, dass der Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann.

Die Vergütungen, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, sind steuerfrei, soweit sie als Werbungskosten abziehbar sind. Außerdem sind die Zuschüsse steuerfrei,

• die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr bzw.
• zur Nutzung des Personenfernverkehrs (ohne Luftverkehr)
• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet,
• soweit sie auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet entfallen. 

Die Steuerbefreiung umfasst Arbeitgeberleistungen in Form von unentgeltlichen oder verbilligt überlassenen Fahrberechtigungen (Sachbezüge) und Zuschüssen (Barlohn) des Arbeitgebers zu den Fahrberechtigungen, die der Arbeitnehmer selbst erworben hat (§ 3 Nr. 15 EStG). Hierzu gehören Einzel- und Mehrfahrtenfahrscheine, Zeitkarten, z. B. auch das 49 €-Ticket und Jahrestickets.

Die Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 15 EStG) für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gilt nur für Arbeitgeberleistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Wichtig! Werden insgesamt höhere Zuschüsse gezahlt, als der Arbeitnehmer an Aufwendungen hat, ist der Differenzbetrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. 

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn das Deutschland-Ticket zur Verfügung und erhält aufgrund seiner Zuzahlung von mindestens 25% des Kaufpreises vom Verkehrsunternehmen auf den Preis einen Nachlass von 5%.

Der monatlich steuerfreie geldwerte Vorteil ist im Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers aufzuzeichnen und mindert beim Arbeitnehmer die Entfernungspauschale, soweit er nicht steuerfrei ist. Der nach § 3 Nr. 15 steuerfreie Jahresbetrag ist in Zeile 17 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung des jeweiligen Arbeitnehmers anzugeben. Die Sachbezugsfreigrenze und der Rabatt-Freibetrag sind nicht zu berücksichtigen.

Die Minderung der Entfernungspauschale unterbleibt, wenn der Arbeitgeber seine Aufwendungen für das Deutschland-Ticket (im Beispiel: 46,55 €) zulässigerweise mit 25% pauschal besteuert. Die pauschal besteuerten Bezüge sind im Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers aufzuzeichnen. Ein Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung ist nicht vorzunehmen. Der Arbeitgeber hat die Wahl, auf die Steuerfreiheit des Jobtickets zu verzichten, indem er die steuerfreien Aufwendungen pauschal mit 25% versteuert. Die pauschale Besteuerung mit 25% führt dazu, dass die beim Arbeitnehmer abzieh-bare Entfernungspauschale nicht gemindert wird.

Der Arbeitgeber zahlt für seinen Minijobber 30% pauschale Abgaben (15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% pauschale Lohnsteuer). Minijobber sind versicherungspflichtig in der gesetzlichen Rentenversicherung. Die geringe Differenz von 3,6% zum allgemeinen Beitragssatz von 18,6% trägt der Arbeitnehmer. Bei diesem Differenzbetrag handelt es sich somit um einen Beitragsanteil des Minijobbers, den er als Sonderausgaben abziehen kann.

Bei einem pauschalversteuerten Minijob ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Der rentenversicherte Minijobber hat also keine Lohnsteuerbescheinigung, mit der er seine geleisteten Beiträge gegenüber dem Finanzamt nachweisen kann. Da auch die Rentenversicherung selbst keine Bescheinigung übermittelt, stellt sich die Frage, wie ein Minijobber seine Zahlungen an die Rentenversichrungen nachweisen kann.

Da der Arbeitgeber regelmäßig für seine Arbeitnehmer eine monatliche Lohnabrechnung erstellt, erhält auch ein Minijobber eine monatliche Lohnabrechnung, in der jeweils die einbehaltenen Arbeitnehmeranteile zur gesetzlichen Rentenversicherung aufgeführt sind. Diese monatlichen Lohnabrechnungen sollten aufbewahrt werden, um sie bei Bedarf dem Finanzamt als Nachweis vorlegen zu können.

Hinweis für Minijobs im Privathaushalt: Die Abrechnung mit der Minijob-Zentrale erfolgt direkt über das Haushaltscheckverfahren, bei dem ein Beitragsnachweis für das Finanzamt erstellt wird.