Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfen sind zwei unterschiedliche Zahlungen an Arbeitnehmer, die auch unterschiedlich zu behandeln sind. Bei der Zahlung von 

• Urlaubsgeld handelt es sich um Arbeitslohn, der unabhängig von seiner Höhe dem Lohnsteuerabzug und der Sozialversicherung unterliegt.
• Erholungsbeihilfen können bis zu einem Höchstbetrag mit 25% pauschal versteuert werden und bleiben insoweit beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Erholungsbeihilfen sind freiwillige Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten seines Arbeitnehmers. Sachleistungen sind ebenfalls möglich. Wie der Beschäftigte seinen Urlaub verbringt, spielt keine Rolle. Jeder Mitarbeiter kann eine Erholungsbeihilfe erhalten, die pro Jahr maximal

• 156 € für den Arbeitnehmer,
• 104 € für den Ehe-/Lebenspartner und
• 52 € für jedes Kind

betragen darf. Jeder Arbeitnehmer kann die Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber erhalten, unabhängig davon, ob er Festangestellter, Teilzeitmitarbeiter, Werkstudent oder Minijobber ist. 

Lohnsteuerpauschalierung: Erholungsbeihilfen, die steuerpflichtig sind, können pauschal mit 25% versteuert werden, wenn die Freigrenzen im Kalenderjahr nicht überschritten werden. Übersteigt die Erholungsbeihilfe die Grenzbeträge, ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich. In diesem Fall wird die Lohnsteuer ebenso wie beim normalen Arbeitslohn einbehalten, sodass die Erholungsbeihilfen dann auch in voller Höhe beitragspflichtig in der Sozialversicherung sind.

Nachweispflichten: Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitnehmer keine Urlaubsreise durchführt, sondern seinen Urlaub zu Hause verbringt. Die zweckentsprechende Verwendung der Erholungsbeihilfe gilt als erfüllt, wenn ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem Urlaub des Arbeitnehmers besteht.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden. Die Erholungsbeihilfen müssen für die Erholung dieser Personen bestimmt sein und verwendet werden. Davon kann ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird.

Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Zahlung der Beihilfe und der Erholungsmaßnahme des Arbeitnehmers kann im Allgemeinen dann angenommen werden, wenn die Erholungsmaßnahme (z. B. der Erholungsurlaub) innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe beendet bzw. begonnen oder aber innerhalb dieses Zeitraumes eine Anzahlung auf eine bereits fest vereinbarte Erholungsmaßnahme (z. B. Buchung einer Erholungsreise) nachgewiesen wird. In den Fällen, in denen dieser zeitliche Zusammenhang gewahrt ist, kann von einer schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers über die zweckgebundene Verwendung der Beihilfe abgesehen werden. Liegt kein zeitlicher Zusammenhang vor, ist eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe erforderlich.

Bieten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern kostenlos Firmenfitness-Programme an, ist zu prüfen, ob es sich um einen steuerfreien oder steuerpflichtigen geldwerten Vorteil handelt. Das Bayerische Landesamts für Steuern (BayLfSt) erläutert, ob und in welchem Umfang eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 34 EStG möglich ist.

Firmenfitness-Programme ermöglichen es Arbeitnehmern, über ihre Arbeitgeber Zugang zu Sport- und Gesundheitsangeboten zu erhalten. Die Programme umfassen häufig auch Online-Präventionskurse, etwa zu den Themen Bewegung, Ernährung oder Stressmanagement. Für diese Präventionsangebote beantragen Arbeitgeber teilweise eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 34 EStG. Allerdings gibt es oft keine Aufzeichnungen darüber, welche Mitarbeitenden tatsächlich an den Kursen teilnehmen, und Teilnahmebescheinigungen werden nicht ausgestellt.

Geldwerter Vorteil durch Firmenfitness: Die Nutzung eines Firmenfitness-Angebots ist grundsätzlich als geldwerter Vorteil anzusehen, sodass es sich um Arbeitslohn handelt. Der Wert dieses Vorteils richtet sich nach dem üblichen Endpreis für vergleichbare Angebote auf dem freien Markt. Gibt es jedoch keine vergleichbaren Angebote für Privatpersonen, weil der Anbieter dem Arbeitgeber günstige Firmenmitgliedschaften anbietet, kann kein üblicher Marktpreis ermittelt werden. In solchen Fällen ist der Sachbezug anhand der tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers zu bewerten (einschließlich Nebenkosten und Umsatzsteuer).

Die Aufteilung der Kosten soll wie folgt erfolgen:

• Kosten, die direkt zugeordnet werden können werden den jeweiligen Arbeitnehmern zugerechnet, wie z. B. eine individuelle Mitgliedsgebühr
• Kosten, die nicht direkt zugeordnet werden können (wie z. B. pauschale Gebühren) werden gleichmäßig auf alle registrierten Arbeitnehmer verteilt
• unabhängige Kosten (z. B. allgemeine Verwaltungsgebühren) werden auf alle Arbeitnehmer verteilt.

Einen geldwerten Vorteil erhalten nur die Arbeitnehmer, die sich tatsächlich für das Programm registriert haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie das Angebot anschließend nutzen.

Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 34 EStG: Präventionsangebote
Nach § 3 Nr. 34 EStG sind zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers zur Gesundheitsförderung bis zu einem Betrag von 600 € im Jahr steuerfrei, wenn diese den Qualitätsanforderungen gemäß §§ 20 und 20b SGB V genügen. Allgemeine Mitgliedsbeiträge für Fitnessstudios oder Sportvereine fallen nicht unter diese Regelung.

Online-Präventionskurse: Eine Steuerbefreiung ist nur möglich, wenn die Teilnahme nachgewiesen werden kann, z. B. durch Teilnahmebescheinigungen oder Zertifikate. Ohne solche Nachweise kann die Steuerbefreiung nicht gewährt werden.

Hinweis: Der steuerfreie Grenzwert für Sachbezüge bis 50 € im Monat gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG kann auch bei Firmenfitness-Angeboten angewendet werden.

Den 2.000 €-Freibetrag gibt es bekanntlich nur für Rentner, die einer Tätigkeit als Arbeitnehmer nachgehen. Der Bund der Steuerzahler (BdSt) hat jetzt in seiner Mitgliederzeitschrift „Der Steuerzahler“ über einen Fall berichtet, in dem ein selbständiger Rentner die Benachteiligung von Freiberuflern vor Gericht überprüfen lassen wollte. Aber: Bevor es dazu kam, änderte das Finanzamt seine Entscheidung.

Inhalt der steuerrechtlichen Regelung: Mit der Einführung der sogenannten Aktivrente will die Bundesregierung einen Anreiz schaffen, dass Personen auch nach Erreichen der Regelaltersgrenze weiter beruflich tätig bleiben. Wer im Ruhestand weiterarbeitet, erhält bis zu 24.000 € der zusätzlichen Einkünfte steuerfrei. Das Gesetz hat für viele Steuerzahler einen Haken: Selbständige Rentner sind von der Regelung ausgeschlossen.

Praxis-Beispiel:
Ein Steuerberater aus Nordrhein-Westfalen, der im Rentenalter weiterhin freiberuflich tätig ist, wollte die neue Regelung gerichtlich überprüfen lassen. Er beantragte die Herabsetzung seiner Einkommensteuer-Vorauszahlungen unter Berücksichtigung des Freibetrags. Das Finanzamt lehnte dies zunächst ab. Nach Aussage des BdSt verfolgte der Betroffene das Ziel, die grundsätzliche Frage klären zu lassen, ob die Ungleichbehandlung von Arbeitnehmern und Selbständigen mit dem Gleichheitssatz des Grundgesetzes vereinbar ist.

Noch bevor das Finanzgericht über die Angelegenheit entscheiden konnte, änderte das Finanzamt seinen Vorauszahlungsbescheid und setzte die Vorauszahlungen wie beantragt herab. Damit war der konkrete Streit erledigt und eine gerichtliche Entscheidung zur eigentlichen Grundsatzfrage kam nicht zustande. Es ist allerdings davon auszugehen, dass über die Streitfrage im Veranlagungsverfahren erneut zu entscheiden ist. Erst dann wird ein Steuerbescheid vorliegen, der gerichtlich überprüft werden kann.

Hinweis: Neben dem BdSt haben auch andere Organisationen im Gesetzgebungsverfahren darauf hingewiesen, dass die Aktivrente neue Abgrenzungsprobleme schafft. Wenn der Staat die Weiterarbeit im Alter fördern möchte, müsse er alle Erwerbstätigen gleichbehandeln – unabhängig davon, ob sie angestellt oder selbständig tätig sind. Der BdSt hat in seinem Beitrag angekündigt, dass er – unabhängig von dem geschilderten Fall – ein entsprechendes Musterverfahren vorbereitet, um die Frage verfassungsgerichtlich klären zu lassen.

Fazit: Es sollte in vergleichbaren Fällen vermieden werden, dass Steuerbescheide bestandskräftig werden.

Grundsätzlich gilt Folgendes: Das kostenlose oder verbilligte Aufladen der Batterien von Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugen im Betrieb des Arbeitgebers ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt (§ Nr. 46 EStG). Diese Steuerbefreiung gilt mindestens bis Ende 2030. 

Steuerfreier Ladestrom beim Arbeitgeber: Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein Privatfahrzeug oder einen Firmenwagen handelt. Das heißt, dass das Aufladen eines Privatfahrzeugs steuerfrei ist und nicht als Arbeitslohn erfasst wird. Die private Nutzung eines vom Arbeitgeber gestellten Dienstwagens wird regelmäßig nach der 0,5% oder 0,25% Regelung erfasst, sodass der Ladestrom dadurch abgegolten ist. Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode bleiben die steuerfreien Stromkosten bei den Gesamtkosten außer Ansatz.

Umfang der Steuerbefreiung: Die Steuerbefreiung ist nicht auf einen Höchstbetrag und auch nicht auf eine bestimmte Anzahl von begünstigten Kraftfahrzeugen begrenzt. Begünstigt ist das Aufladen an jeder ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines mit dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmens. Soweit der Arbeitgeber die Stromkosten für das Aufladen von Fahrzeugen der Beschäftigten jedoch unmittelbar trägt, ist der Vorteil aus dem unentgeltlich oder verbilligt bezogenen Ladestrom auch dann steuerfrei, wenn die genutzte Ladevorrichtung an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers von einem Dritten nur für Zwecke des Arbeitgeberunternehmens oder des verbundenen Unternehmens betrieben wird. Achtung: Die unentgeltliche Überlassung von Strom an die Beschäftigten zum Aufladen eines privaten Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs wird umsatzsteuerlich als steuerpflichtige Wertabgabe beurteilt.

Überlassung einer Ladevorrichtung
Lohnsteuerfrei sind auch vom Arbeitgeber zusätzlich gewährte Vorteile für die zeitweise überlassene betriebliche Ladevorrichtung für Elektrofahrzeuge oder Hybridelektrofahrzeuge zur privaten Nutzung (§ 3 Nr. 46 EStG). Gemeint sind sog. Wallboxen zum schnellen Aufladen von Elektrofahrzeugen. Ladevorrichtung ist die gesamte Ladeinfrastruktur einschließlich Zubehör sowie die in diesem Zusammenhang erbrachten Dienstleistungen. Dazu gehören zum Beispiel der Aufbau, die Installation und die Inbetriebnahme der Ladevorrichtung, deren Wartung und Betrieb sowie notwendigen Vorarbeiten wie z.B. das Verlegen eines Starkstromkabels. Die Steuerbefreiung gilt jedoch nur bei Überlassung einer Ladevorrichtung, die im Eigentum des Arbeitgebers bleibt. Geldwerte Vorteile aus der Übereignung einer Ladevorrichtung sowie für Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für den Erwerb und für die Nutzung einer Ladevorrichtung kann der Arbeitgeber pauschal mit 25% besteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG). Voraussetzung ist auch hier, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Als Bemessungsgrundlage können die Aufwendungen des Arbeitgebers für den Erwerb der Ladevorrichtung (einschließlich Umsatzsteuer) zugrunde gelegt werden.

Neu geregelt ist Folgendes: Wird ein betriebliches Elektro  oder Hybridelektrofahrzeug an einer zur Wohnung des Steuerpflichtigen gehörenden häuslichen Ladevorrichtung aufgeladen, kann der betriebliche Anteil an der Gesamtstrommenge aus der Nutzung der häuslichen Ladevorrichtung grundsätzlich mit Hilfe eines gesonderten stationären oder mobilen (beispielsweise wallbox- oder fahrzeuginternen) Stromzählers nachgewiesen werden. Dieser Zähler muss nicht eichrechtskonform sein. Zum Nachweis des betrieblichen Anteils an der Gesamtstrommenge werden Aufzeichnungen für einen fortlaufenden Zeitraum von drei Monaten als ausreichend angesehen, soweit dieser Anteil nicht ohne Weiteres ausgelesen werden kann (z. B. anhand einer fahrzeuginternen konkreten Erfassung und Zuordnung der Strommenge). Die Strommenge ist mit dem individuellen Strompreis zu multiplizieren. Neben dem Einkaufspreis für die verbrauchten Kilowattstunden Strom ist auch ein zu zahlender Grundpreis anteilig zu berücksichtigen; die Einspeisung durch eine private Photovoltaik-Anlage ist dabei aus Vereinfachungsgründen nicht zu beachten. Bei einem Vertrag mit dynamischem Stromtarif bestehen keine Bedenken, die durchschnittlichen monatlichen Stromkosten je kWh einschließlich anteiligem Grund preis zugrunde zu legen.

Aus Vereinfachungsgründen kann der Ermittlung des betrieblich veranlassten Anteils an den ansonsten privaten Stromkosten in allen Anwendungsfällen (einschließlich der Anwendung bei dynamischem Stromtarif und bei Nutzung einer privaten Photovoltaik-Anlage) der vom Statistischen Bundesamt halbjährlich veröffentlichte Gesamtstrompreis für private Haushalte (Statistik-Code 61243-0001, Durchschnittspreise einschließlich Steuern, Abgaben und Umlagen) zugrunde gelegt werden. Dabei ist für das gesamte Wirtschaftsjahr auf den für das 1. Halbjahr des dem Wirtschaftsjahr vorangegangenen Kalenderjahres veröffentlichten Gesamtdurchschnittsstrompreis einschließlich Steuern, Abgaben und Umlagen (Wert bei einem Jahresverbrauch von 5.000 kWh bis unter 15.000 kWh) abzustellen (Strompreispauschale). Dieser Gesamtdurchschnittsstrompreis ist auf volle Cent abzurunden und anschließend mit der nachgewiesenen geladenen Strommenge zu multiplizieren. Das Wahlrecht zwischen dem Ansatz der tatsächlichen Stromkosten oder der Strompreispauschale muss für das Wirtschaftsjahr einheitlich ausgeübt werden (Jahrespauschale). Durch die Strompreispauschale sind sämtliche Stromkosten des Steuerpflichtigen aus der Nutzung einer häuslichen Ladevorrichtung abgegolten.

Nach dem Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Das gilt auch für Minijobber und zwar unabhängig davon, ob die Beschäftigung im gewerblichen Bereich oder in einem Privathaushalt ausgeübt wird. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr. Dabei geht das Gesetz von einer 6-Tage-Woche aus. Werktage sind alle Kalendertage, die keine Sonntage oder gesetzlichen Feiertage sind.

Berechnung des Urlaubsanspruchs im Minijob: Für die Berechnung des Urlaubsanspruchs ist entscheidend, an wie vielen Tagen die Beschäftigung in der Woche ausgeübt wird. Wie viele Stunden ein Minijobber an einem Arbeitstag arbeitet, ist unerheblich. Arbeiten Minijobber an weniger als sechs Tagen pro Woche, wird der Urlaubsanspruch wie folgt berechnet: Individuelle Arbeitstage pro Woche x 24 : 6 = Urlaubstage pro Jahr. Abhängig von den wöchentlichen Arbeitstagen ergibt sich folgender Urlaubsanspruch:
Arbeitstage pro Woche        1        Urlaubsanspruch im Jahr      4
Arbeitstage pro Woche        2        Urlaubsanspruch im Jahr      8
Arbeitstage pro Woche        3        Urlaubsanspruch im Jahr    12
Arbeitstage pro Woche        4        Urlaubsanspruch im Jahr    16
Arbeitstage pro Woche        5        Urlaubsanspruch im Jahr    20
Arbeitstage pro Woche        6        Urlaubsanspruch im Jahr    24

Urlaubstage sind bezahlte freie Tage. Sie müssen weder vor- noch nachgearbeitet werden.

Minijobber arbeiten nicht in jeder Woche gleichviel. Zum Beispiel kann im Arbeitsvertrag vereinbart sein, dass in einer Woche an zwei Tagen und in der nächsten Woche an drei Tagen gearbeitet wird. Bei unregelmäßiger Arbeit wird der Urlaubsanspruch nicht nach den Arbeitstagen pro Woche berechnet. Entscheidend ist dann, an wie vielen Tagen im Kalenderjahr Minijobber arbeiten. Dabei wird auch berücksichtigt, an wie vielen Tagen andere Arbeitnehmer beim selben Arbeitgeber arbeiten. Gilt im Unternehmen eine Fünf-Tage-Woche, werden 260 Arbeitstage im Jahr zugrunde gelegt. Bei einer Sechs-Tage-Woche sind es 312 Arbeitstage im Jahr.

Der gesetzliche Mindesturlaub wird dann mit dieser Formel berechnet: Gesetzliche Urlaubstage pro Jahr x individuelle Arbeitstage pro Jahr: 260 oder 312
Ergibt sich bei der Berechnung ein Bruchteil von mindestens einem halben Urlaubstag, wird auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet.

Praxis-Beispiel:
Eine Minijobberin arbeitet an 90 Tagen im Jahr in einem Minijob. Andere Beschäftigte arbeiten bei ihrem Arbeitgeber an fünf Tagen pro Woche. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Urlaubstage im Jahr.
Berechnung: 20 Urlaubstage x 90 Arbeitstage : 260 = 6,92 Urlaubstage
Ergebnis: Der Bruchteil beträgt mehr als einen halben Urlaubstag. Deshalb wird aufgerundet. Der Minijobber hat Anspruch auf 7 bezahlte Urlaubstage im Jahr.

Hinweis zur Nachtarbeit: Bei Nachtarbeit gelten für den Urlaub dieselben Grundsätze wie bei der Arbeit am Tag. Reicht ein Arbeitseinsatz in den nächsten Kalendertag hinein, zählt dieser Einsatz als ein Arbeitstag. Beginnt ein Einsatz zum Beispiel am Montagabend und endet am Dienstagmorgen, zählt dafür ein Urlaubstag. Der gesetzliche Mindesturlaub ist die Untergrenze. Ein höherer Urlaubsanspruch kann sich zum Beispiel aus einem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ergeben. Haben Vollzeitbeschäftigte bei demselben Arbeitgeber Anspruch auf mehr Urlaub, gilt das auch für Minijobber. Der höhere Urlaubsanspruch wird dann auf die individuellen Arbeitstage im Minijob umgerechnet. Die Formel lautet: Anzahl der Arbeitstage pro Woche x tarifliche Urlaubstage pro Jahr : tarifliche Arbeitstage pro Woche

Praxis-Beispiel:
Ein Minijobber arbeitet an drei Tagen pro Woche. Vollzeitbeschäftigte beim selben Arbeitgeber arbeiten an fünf Tagen pro Woche und haben Anspruch auf 30 Urlaubstage im Jahr. Die Arbeitszeit und der Urlaub sind im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt.
Berechnung: 3 Arbeitstage pro Woche x 30 tarifliche Urlaubstage pro Jahr : 5 tarifliche Arbeitstage pro Woche = 18 Urlaubstage
Ergebnis: Der Minijobber hat Anspruch auf 18 bezahlte Urlaubstage im Jahr.

Es gibt verschiedene Situationen und Anlässe, in denen der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum auswärts tätig ist. Zunächst muss festgestellt werden, ob am neuen Tätigkeitsort auch eine neue erste Tätigkeitsstätte entsteht. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Es gelten dann die Grundsätze, die bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden sind.

Verpflegungsmehraufwendungen sind nur für 3 Monate in Höhe der pauschalen Sätze abziehbar.

• Nach Ablauf von 48 Monaten wird der Abzug der Übernachtungskosten bzw. der Kosten für eine Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeit (entsprechend der Regelung zur doppelten Haushaltsführung) auf 1.000 € pro Monat begrenzt.
• Bei einer auswärtigen Tätigkeit sind die Fahrtkosten voll abziehbar (ggf. pauschal mit 0,30 € pro gefahrene Kilometer). Die folgenden Beispiele zeigen, welche Abgrenzungen zu beachten sind.

Praxis-Beispiel (Einsatz von Arbeitnehmern auf mehreren Baustellen):
Ein Bauunternehmer setzt seinen Arbeitnehmer auf einer Großbaustelle in Essen ein. Der Arbeitnehmer ist dort vom 27.2. bis zum 29.9. tätig. Anschließend arbeitet er auf einer anderen Baustelle. Der Arbeitnehmer fährt jeweils unmittelbar von seiner Wohnung zur Baustelle, ohne den Betrieb seines Arbeitgebers aufzusuchen. Konsequenz: Der Arbeitnehmer hat auf der Großbaustelle in Essen keine erste Tätigkeitsstätte. Er wird an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig und übt somit eine auswärtige Tätigkeit aus, die nach Reisekostengrundsätzen abzurechnen ist.

Praxis-Beispiel (Abordnung über längere Zeit):
Der Arbeitgeber beschäftigt einen Arbeitnehmer in seiner Niederlassung in Bonn. Diesen Arbeitnehmer ordnet er für 3 Jahre nach München ab, damit er die dortige Niederlassung den veränderten strukturellen Verhältnissen anpasst. Konsequenz: Die Abordnung nach München ist vorübergehend, sodass während der gesamten Zeit eine auswärtige Tätigkeit vorliegt.

• Die Verpflegungspauschalen können nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden.
• Die Fahrtkosten sind uneingeschränkt abziehbar, und zwar die Fahrten zwischen Bonn und München und von der Unterkunft in München bis zur Niederlassung und zurück.
• Der Arbeitgeber zahlt die Kosten der Unterkunft. Die Einschränkung auf 1.000 € pro Monat, die bei einer doppelten Haushaltsführung zu beachten ist, gilt nur, wenn der Zeitraum von 48 Monaten überschritten wird.

Praxis-Beispiel (Verlängerung der Abordnung):
Ein EDV-Spezialist ist in der Niederlassung seines Arbeitgebers in Bonn beschäftigt. Der Arbeitgeber setzt diesen Arbeitnehmer für 3 Jahre in seiner Niederlassung in Hamburg ein, um dort ein neues EDV-System aufzubauen. Kurz vor Ablauf der 3 Jahre verlängert sich wegen technischer Schwierigkeiten der Aufenthalt um 15 Monate. Der Zeitraum von 48 Monaten wird nicht überschritten, weil es auf den Zeitpunkt der Verlängerung ankommt.
Konsequenzen: Die Tätigkeit in Hamburg war für 36 Monate = 3 Jahre geplant. Das ist entscheidend. Die Verlängerung um 15 Monate führt nicht dazu, dass ein zusammenhängender Zeitraum von 48 Monaten entsteht, sodass aus der Niederlassung in Hamburg keine erste Tätigkeitsstätte wird. Bei der Tätigkeit in Hamburg handelt es sich somit – trotz der Verlängerung – um eine auswärtige Tätigkeit, die während der gesamten Zeit vorliegt.

Eine auswärtige Tätigkeit kann sich auch über einen längeren Zeitraum erstrecken. Das ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer vorübergehend in eine andere Betriebstätte abordnet. Bei den Kosten für die Übernachtung bzw. Wohnung am Tätigkeitsort handelt sich um beruflich veranlasste Übernachtungen,

• wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte übernachtet,
• die nicht seine erste Tätigkeitsstätte ist.

Es können die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft abgezogen werden. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte wird der Abzug der Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt. Ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung dürfen dann maximal nur noch 1.000 € pro Monat abgezogen werden. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert.

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen bzw. der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erstatten kann, hängt davon ab, ob die Summe der Abwesenheitszeiten 8 Stunden übersteigt. Wichtig: Bei einer auswärtigen Tätigkeit, die sich ohne Übernachtung über 2 Tage erstreckt, handelt es sich nicht um eine mehrtägige Reise (§ 9 Abs. 4a EStG). Würde es sich um eine mehrtägige Reise mit Übernachtung handeln, könnte für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 € geltend gemacht werden, auch wenn die Abwesenheit pro Tag nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Die Abwesenheitszeiten können also auch zusammengerechnet werden, wenn die auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) ausgeübt wird. Ergibt sich dadurch eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, kann die Verpflegungspauschale von 14 € für den Tag geltend gemacht werden, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt. Bei Nachtschichten werden die Zeiten der Abwesenheit während der Nachtschicht zusammengerechnet und nicht die Abwesenheitszeiten desselben Tages.

Ergibt sich durch das Zusammenrechnen der Zeiten eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, ist die Verpflegungspauschale von 14 € für den Tag geltend zu machen, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt. Die Verpflegungspauschale ist also nur für diesen Tag zu gewähren. Zusätzliche Abwesenheitszeiten am selben Tag wirken sich dann nicht mehr aus. Es sind 14 € Verpflegungsaufwand zu erfassen, auch wenn sich durch die Addition mit den Zeiten des Vortags eine Gesamtzeit von 24 Stunden ergibt.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist ohne Übernachtung von 18.00 Uhr bis 08.00 Uhr am folgenden Tag beruflich unterwegs (Abwesenheit von der Wohnung). Um 12.00Uhr bricht er erneut auf und kehrt um 22.00 Uhr zurück in seine Wohnung. Seine Abwesenheitszeiten rechnet er wie folgt zusammen:

• Abfahrt von der Wohnung am 1. Tag: Abwesenheit von 18.00 Uhr – 24.00 Uhr = 6 Stunden
• Abwesenheitszeiten am 2. Tag 00.00 Uhr – 08.00 Uhr + 12.00 Uhr – 22.00 Uhr = 18 Stunden
• Abwesenheit insgesamt = 24 Stunden

Es ist nicht zulässig die Zeiten von 2 Tagen so zusammenzurechnen, dass eine Verpflegungspauschale für 24 Stunden herauskommt. Es ist ebenfalls nicht zulässig, die Zeit von 00.00 Uhr bis 08.00 Uhr (= 8 Stunden) dem Vortag hinzuzurechnen. Bei Aufenthalten ohne Übernachtung muss der nicht überwiegende Zeitanteil dem Tag hinzugerechnet werden, auf den der überwiegende Zeitanteil entfällt. Ergebnis: Der Arbeitnehmer kann nur eine Pauschale von 14 € für den 2. Tag geltend machen.

Ist der Arbeitnehmer ohne Übernachtung typischerweise nachts unterwegs (vor und nach Mitternacht), stellt sich die Frage, wie die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet werden können. Es gibt dann zwei Varianten, zwischen denen der Arbeitnehmer wählen kann. Er kann

• die Über-Nacht-Zeiten (also die Zeiten von zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) zusammenrechnen oder
• die Abwesenheitszeiten zusammenrechnen, die auf einen Kalendertag entfallen.

Je nachdem, wie die Zeiten der Abwesenheit zusammengerechnet werden, kann das Ergebnis – insbesondere bei unregelmäßigen Abwesenheitszeiten – unterschiedlich ausfallen.

Darf der Arbeitnehmer die Telekommunikationseinrichtungen seines Arbeitgebers kostenlos auch privat nutzen, ist der geldwerte Vorteil gem. § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die dieser von seinem eigenen Privatanschluss geführt hat, darf er die tatsächlichen Kosten bzw. einen steuerlich zulässigen Pauschalbetrag erstatten.

Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeitnehmer den betrieblichen Telefonanschluss für private Zwecke nutzen darf. Insbesondere bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis sollten hierbei klare Vereinbarungen getroffen werden. Darf der Arbeitnehmer-Ehegatte das betriebliche Telefon steuerfrei privat nutzen, reduziert sich der Bedarf für weitere private Telefonate erheblich. Das bedeutet dann, dass der Unternehmer für seine eigenen privaten Telefonate nur noch einen geringfügigen Betrag anzusetzen braucht.

Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern ebenfalls einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Personal Computer und Telekommunikationsgeräte privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist gemäß § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei. § 3 Nr. 45 EStG gilt für alle Datenverarbeitungsgeräte. Auch die private Nutzung von Software (Systemprogrammen und Anwendungsprogrammen), die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt seinem Arbeitnehmer zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt, ist steuerfrei. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.

Vorteilhafte Gestaltung der betrieblichen Telefonnutzung durch Arbeitnehmer
Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzt. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.

Alternative Variante: Telefoniert der Arbeitnehmer, weil er oft im Homeoffice arbeitet, aus beruflichen Gründen häufig von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.

Betriebliches Mobiltelefon dem Arbeitnehmer überlassen: Die bessere und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.

Der Unternehmer zieht seine Aufwendungen für einen betrieblichen Internetanschluss zu 100% als Betriebsausgaben ab. Eine private Nutzung des Internetanschlusses durch Arbeitnehmer ist gem. § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Übernimmt der Unternehmer ganz oder teilweise die Kosten für den Internetanschluss des Arbeitnehmers in dessen Wohnung, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, den der Unternehmer gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG

• pauschal mit 25% versteuern kann,
• wenn er die Kosten zusätzlich zum normalen Arbeitslohn übernimmt (bei einer Gehaltsumwandlung scheidet die pauschale Besteuerung aus).

In die pauschale Versteuerung dürfen sowohl die Übernahme der (einmaligen) Kosten des Internetzugangs als auch für die Übernahme der laufenden Kosten der Internetnutzung einbezogen werden.

Umsatzsteuer: Soweit Arbeitnehmer das Internet kostenlos für private Zwecke nutzen, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der lohnsteuerfrei ist. Diese Steuerfreiheit bezieht sich auf die Nutzung der Geräte und auf die laufenden Kosten und Gebühren. Eine entsprechende Befreiung bei der Umsatzsteuer gibt es allerdings nicht. Eine unentgeltliche Leistung an den Arbeitnehmer ist nach § 3 Abs. 9a UStG einer entgeltlichen Leistung gleichgestellt. Umsatzsteuer fällt aber nur an, wenn es sich nicht um Aufmerksamkeiten (bis maximal 60 €) handelt. Wenn man davon ausgeht, dass es sich bei der kostenlosen Internetnutzung durch den Arbeitnehmer um eine Aufmerksamkeit handelt, braucht keine Umsatzsteuer berechnet zu werden. Wenn der Unternehmer das Risiko einer Auseinandersetzung mit dem Finanzamt nicht eingehen will, kann er die Bemessungsgrundlage, die ohnehin gering ist, schätzen.

Tipp: Um nicht in jedem Monat kleine Beträge buchen zu müssen, können die Beträge auch zu einem Jahresbetrag zusammengefasst werden.

Nach der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz sind die EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, diese bis zum 7.6.2026 in nationales Recht umzusetzen. Die Bundesregierung beabsichtigt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie allerdings erst bis Anfang 2027 in deutsches Recht umzusetzen und lässt somit die vorgegebene Frist bis zum 7.6.2026 verstreichen. Da die Entgelttransparenz-Richtlinie existent ist, ist sie auch ohne ein nationales Umsetzungsgesetz zu beachten.

Die Maßgaben und Sanktionen, die die EU-Richtlinie vorsehen, sind schon lange bekannt. Sie gehen weit über die bisherigen gesetzlichen Anforderungen des seit 2017 bestehenden Entgelttransparenzgesetzes hinaus. Laut Bundesfamilienministerium soll die Richtlinie "auf das Notwendige beschränkt, möglichst bürokratiearm und wirksam" umgesetzt werden. Angesichts der wirtschaftlichen Lage verschiebe man den Fahrplan dafür "maßvoll nach hinten". Das Inkrafttreten ist für Anfang 2027 geplant. Es ist vorgesehen, dass Berichtspflicht und Auskunftsanspruch erstmals zum Juni 2028 fällig werden sollen.

Ob die EU eventuell ein Vertragsverletzungsverfahren einleiten wird, ist derzeit noch offen. Die verspätete Umsetzung in nationales Recht sorgt allerdings für Unsicherheit und schützt Arbeitgeber nicht vor den Anforderungen der Richtlinie, denn auch ohne ein nationales Umsetzungsgesetz kann die EU-Richtlinie unmittelbare Auswirkungen entfalten. So gilt die EU-Richtlinie ab dem 8. Juni 2026 für öffentliche Arbeitgeber direkt. Für private Arbeitgeber gilt, dass sich Beschäftigte (solange die EU-Richtlinie nicht in deutsches Recht umgesetzt ist) gegenüber einem privaten Arbeitgeber nicht auf sie berufen können. Dennoch wird man davon ausgehen können, dass deutsche Gerichte das bestehende Recht richtlinienkonform (im Sinne der EU-Entgelttransparenzrichtlinie) strenger auslegen werden. 

Unternehmen sollten daher im eigenen Interesse nicht auf die nationale Umsetzung der Richtlinie warten. Es ist vielmehr sinnvoll, die internen Entgeltstrukturen zu prüfen und an die EU-Vorgaben anzupassen, sodass eine Benachteiligung wegen des Geschlechts ausgeschlossen ist. Unabhängig davon, wie die Auskunfts- und Berichtspflichten konkret ausgestaltet und die Höhe der Sanktionen geregelt werden oder ob eine mögliche Privilegierung tarifgebundener Arbeitgeber in einem nationalen Umsetzungsgesetz erfolgt, gibt die EU-Richtlinie folgende Anforderungen vor:

Vorgaben für mehr Lohntransparenz laut EU-Richtlinie:
Lohntransparenz für Bewerber: Arbeitgeber müssen Bewerber künftig frühzeitig über das Einstiegsgehalt, dessen Spanne und etwaige einschlägige Tarifregelungen informieren – beispielsweise in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch. Die Frage nach dem Gehalt im laufenden oder in früheren Beschäftigungsverhältnissen darf nicht mehr gestellt werden.

Auskunftsrecht für Arbeitnehmer: Das Auskunftsrecht gibt Arbeitnehmern die Möglichkeit, von ihrem Arbeitgeber Auskunft über ihr individuelles Einkommen und über die durchschnittlichen Einkommen zu verlangen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Lohngefälle: Arbeitgeber mit mindestens 100 Beschäftigten müssen Informationen über das Lohngefälle zwischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern veröffentlichen. In einer ersten Phase werden Arbeitgeber mit mindestens 250 Beschäftigten jährlich und Arbeitgeber mit 150 bis 249 Beschäftigten alle drei Jahre Bericht erstatten müssen. Ab fünf Jahren nach Ablauf der Frist für die Umsetzung der Richtlinie müssen Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten ebenfalls alle drei Jahre Bericht erstatten.

Gemeinsame Entgeltbewertung: Wenn die Entgeltberichterstattung ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle von mindestens fünf Prozent ergibt und der Arbeitgeber das Gefälle nicht anhand objektiver geschlechtsneutraler Faktoren rechtfertigen kann, muss er in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat eine Entgeltbewertung vornehmen.

Entschädigung für Arbeitnehmer: Arbeitnehmer, die geschlechtsspezifischer Lohndiskriminierung ausgesetzt sind, sollen eine Entschädigung erhalten, einschließlich der vollständigen Nachzahlung des Entgelts und der damit verbundenen Boni oder Sachleistungen.

Beweislast des Arbeitgebers: Grundsätzlich obliegt es dem Arbeitgeber und nicht der dem Arbeitnehmer, nachzuweisen, dass es keine Diskriminierung in Bezug auf das Entgelt gegeben hat.

Sanktionen einschließlich Geldstrafen: Die Mitgliedstaaten sollten spezifische Sanktionen für Verstöße gegen den Grundsatz des gleichen Entgelts (auch Mindestgeldstrafen) festlegen.

Sammelklagen: Vorgesehen ist zudem, dass Gleichbehandlungsstellen und Arbeitnehmervertreter im Namen von Arbeitnehmern in Gerichts- oder Verwaltungsverfahren tätig werden und bei Sammelklagen auf gleiches Entgelt federführend sein können.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass monatlichen Einzahlungen des Arbeitgebers auf ein soge-nanntes „Prämienkonto“ nicht als steuerfreie "Sachbezüge" anerkannt werden können. 

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber zahlte für seine Arbeitnehmer monatlich einen Betrag auf ein Prämienkonto ein, dass es den Arbeitnehmern ermöglichte, sogenannte "Zielgutscheine" zu erwerben. Das Finanzamt stufte, diese finanziellen Zuwendungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn ein. Die Verwendung des monatlich einem Prämienkonto gutgeschriebenen Guthabens war darauf beschränkt, dass damit nur bei ausge-suchten Handelspartnern ein sogenannter Zielgutschein erworben werden konnte, der sodann zum Bezug von Sachleistungen von dem Handelspartner berechtigte.

Das Finanzgericht betonte, dass das Guthaben auf dem Prämienkonto als geldwerter zu beurteilen ist, auch wenn die Verwendung des Guthabens auf bestimmte Handelspartner beschränkt war, um Gutscheine zu erhalten. Diese Beschränkung ändert nichts an der Natur der Leistung. Es ist und bleibt eine finanzielle Zahlung. Das gilt insbesondere deshalb, weil die Arbeitnehmer das Guthaben ansparen und flexibel verwenden konnten. Darüber hinaus entstand der tatsächliche Anspruch auf das Guthaben bereits bei der Einzahlung und nicht erst bei der Auswahl eines bestimmten Gut-scheins.

Das Finanzgericht stellte zudem klar, dass die gesetzliche Ausnahme (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG), die sich auf Gutscheine bezieht, die ausschließlich für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen bei Dritten dienen, hier nicht anwendbar ist. Grund dafür ist, dass das Prämienkonto im Wesentlichen als Gutschein fungiert, um andere Gutscheine zu kaufen, Das entspricht nicht den Anforderungen für einen steuerfreien "Sachbezug". Fazit: Der Arbeitgeber hätte die Einzahlungen auf das Prämienkonto als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln müssen, sodass die Nachforderung des Finanzamtes rechtmäßig ist.

Hinweis: Das Finanzgericht hat die Revision zugelassen, weil die Rechtsache nach seiner Auffas-sung grundsätzliche Bedeutung hat.