Die monatlichen und kalendertäglichen Werte für freie Unterkunft und/oder Verpflegung ändern sich ab dem 1.1.2023. Der Monatswert im Jahr 2023 für die Verpflegung steigt von 270 € auf 288 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Frühstück erhöht sich von 56 € auf 60 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen beträgt jeweils 114 € (2022: 107 €). Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung sind ab dem 1.1.2023 auch bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden.

Es entfallen 
•    auf ein Frühstück 2,00 € (2022: 1,87 €) und
•    auf ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 3,80 € (2022: 3,57 €).

Der Monatswert für Unterkunft und Miete erhöht sich ab dem 1.1.2023 auf 265 € im Monat. Bei der Unterbringung von 2 Beschäftigten reduziert sich der Betrag auf 159,00 €, bei 3 Beschäftigten auf 132,50 € und bei mehr als 3 Beschäftigten auf 106,00 €. 

Erfolgt die Aufnahme in den Arbeitgeberhaushalt oder in eine Gemeinschaftsunterkunft, reduziert sich der Wert auf 225,25 € im Monat, bei 2 Beschäftigten auf 119,25 €, bei 3 Beschäftigten auf 92,75 € und bei mehr als 3 Beschäftigten auf 66,25 €. Für Jugendliche und Auszubildende gelten geringere Monatswerte für die Unterkunft.

Der Wert der Unterkunft kann auch mit dem ortsüblichen Mietpreis bewertet werden, wenn der Tabellenwert nach Lage des Einzelfalls unzutreffend wäre.

Weihnachtsfeiern können wieder stattfinden, auch wenn die Corona-Krise noch nicht ganz überstanden ist. Steht die Teilnahme an der Weihnachtsfeier allen Angehörigen des Betriebs offen, handelt es sich um Betriebsveranstaltungen, die grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen.

Konsequenz ist, dass Zuwendungen und Geschenke lohnsteuerfrei sind, soweit sie zusammen mit den übrigen Kosten den Betrag von 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Maßgebend ist immer der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer.

Es müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Zu den Aufwendungen, die einer Betriebsveranstaltung zuzuordnen sind, gehören z. B.

• Speisen, Getränke und Süßigkeiten,
• Fahrt- und Übernachtungskosten,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische oder artistische Darbietungen,
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen (wenn es sich um einen Teil der geselligen Veranstaltung handelt), oder
• Geschenke ohne bleibenden Wert, z. B. ein Weihnachtspäckchen bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier. Hinweis: Der Wert des Geschenks ist bei der Ermittlung des Höchstbetrags von 110 € einzubeziehen.

Es sind alle Aufwendungen zu addieren. Nur Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen. Die Gesamtsumme wird durch die Anzahl aller Teilnehmer geteilt. Liegt das Ergebnis pro Arbeitnehmer nicht über 110 € handelt es sich insgesamt um lohnsteuerfreie Zuwendungen. Es sind alle Aufwendungen bei der Ermittlung der 110-€-Höchstgrenze einzubeziehen, unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. 

Der Höchstbetrag von 110 € gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten, und seine Kinder entfallen, den Höchstbetrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. Das heißt, 110 € werden als steuerfreie Zuwendung behandelt, der übersteigende Betrag jedoch nicht. Der übersteigende Betrag kann bei der individuellen Lohnabrechnung erfasst oder pauschal mit 25% versteuert werden.

Weihnachtsfeier als virtuelle Veranstaltung: Weihnachtsfeiern können zwar wieder als Präsenzveranstaltung stattfinden. Es handelt sich aber auch um Betriebsveranstaltungen, wenn der Unternehmer aus Vorsicht auf eine virtuelle Veranstaltung ausweicht. Konsequenz muss daher sein, dass dann auch eine virtuelle Veranstaltung als Weihnachtsfeier einzustufen ist, weil eine Weihnachtsfeier mit den Arbeitnehmern in dieser Form sinnvoll ist, um das Betriebsklima zu verbessern.

Da die virtuelle Weihnachtsfeier selbst regelmäßig nur geringe Kosten verursacht, werden den Arbeitnehmern insoweit keine materiellen Vorteile zugewendet. Zu den begünstigten Kosten anlässlich einer Weihnachtsfeier (also auch anlässlich einer virtuellen Weihnachtsfeier) gehören auch die Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung. Diese sind in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einzubeziehen. Weihnachtsgeschenke des Arbeitgebers sind somit lohnsteuerfrei.

Konsequenz: Weihnachtsgeschenke des Arbeitgebers sind somit lohnsteuerfrei. Dies gilt auch dann, wenn die Geschenke nachträglich an Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung (Weihnachtsfeier) teilnehmen konnten. Das gilt entsprechend auch im Rahmen einer virtuellen Weihnachtsfeier.

Ein Arbeitgeber kann mit seinem Arbeitnehmer neben dem Arbeitsvertrag weitere eigenständige Verträge abschließen. Konsequenz ist, dass nicht jede Zahlung, die ein Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer leistet, Arbeitslohn darstellt. Aber! Hat der gesondert abgeschlossene Vertrag keine eigenständige wirtschaftliche Bedeutung, dann handelt es sich insoweit um eine weitere Arbeitslohnzahlung.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitgeber hatte mit einem Teil seiner Arbeitnehmer „Werbemietverträge“ geschlossen. Danach verpflichteten sich die Arbeitnehmer an ihren privaten PKW Kennzeichenhalter anzubringen, die mit Werbung des Arbeitgebers versehen sind. Dafür erhielten diese jährlich 255 €. Das „Werbeentgelt“ stufte der Arbeitgeber als sonstige Einkünfte ein, sodass er dafür keine Lohnsteuer einbehalten musste. Diese Handhabung war auch für die Arbeitnehmer von Vorteil, weil solche Einkünfte nicht einkommensteuerpflichtig sind, wenn sie im Kalenderjahr weniger als 256 € betragen haben. Im Gegensatz dazu ging das Finanzamt von einer Lohnzahlung aus und nahm den Arbeitgeber für die nicht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer in Haftung.

Der BFH hat die Auffassung des Finanzamts bestätigt, weil die Werbemietverträge, die an die Laufzeit der Arbeitsverträge geknüpft waren, keine eigene wirtschaftliche Bedeutung hatten. Für die Bemessung des „Werbeentgelts“ von jährlich 255 € sei allein die Steuerfreigrenze für sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG maßgebend gewesen. Es sei nicht ersichtlich, dass die Vereinbarung wegen des erzielbaren Werbeeffekts getroffen wurde, wie es im wirtschaftlichen Geschäftsverkehr normalerweise üblich ist.

Das Pilotverfahren mit der elektronischen Arbeits­unfähigkeits­bescheinigung (eAU) endet. Ab Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeits­unfähigkeits­daten erkrankter Mitarbeitender grundsätzlich elektronisch bei deren Krankenkasse ab.

Ärzte übermitteln AU-Daten an Krankenkassen: Seit 2021 übermitteln nicht nur Arzt- und Zahnarztpraxen die Arbeits­unfähigkeits­zeiten, sondern auch die Krankenhäuser die Zeiten eines stationären Aufenthalts im Rahmen der eAU an die Krankenkassen. Auch bei geringfügig Beschäftigten kann der Arbeitgeber eine eAU-Abfrage bei deren Krankenkassen durchführen. Die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Also muss der Arbeitgeber selbst in Erfahrung bringen, bei welcher Krankenkasse die Minijobber versichert sind. Diese Information sollte er daher immer zu seinen Unterlagen nehmen.

Technische Voraussetzung für den Datenaustausch: Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder ihre Steuerbüros ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für die einzelnen Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Dieser Prozess kann automatisiert werden.

Je nach betrieblicher Regelung ist eine AU-Bescheinigung oft erst Pflicht, wenn Arbeitnehmende länger als drei Tage arbeitsunfähig erkranken. Darüber hinaus übermitteln die Ärzte die Daten gegebenenfalls erst am Abend des Tages der AU-Feststellung gesammelt an die Krankenkassen. Eine sofortige elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist nicht sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.

Organisatorische Voraussetzungen für den Datenaustausch: Es empfiehlt sich, die betriebsinternen Prozesse vor dem Start des elektronischen Verfahrens zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Wenn ein Abrechnungsdienstleister beauftragt ist, muss geklärt sein, wer für den Abruf der eAU-Daten zuständig ist. 

Voraussetzungen für die Abrufberechtigung: Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf durch den Arbeitgeber nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist. Eine Berechtigung liegt vor, sofern

• für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis bestand und
• die Beschäftigten dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt haben.

Bei Mehrfachbeschäftigten kann jeder Arbeitgeber die eAU-Daten abrufen. Das Ende der Entgeltersatzleistung können Arbeitgeber im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) mit dem Abgabegrund „42 = Anforderung Ende Entgeltersatzleistung“ beim Sozialversicherungsträger abfragen.

Das neue Verfahren gilt bisher nicht für:

• Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen
• Privat krankenversicherte Arbeitnehmer
• Minijobs in Privathaushalten
• Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt erfolgt, der oder die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt – zum Beispiel bei Privatpraxen oder einer Behandlung im Ausland.

Vorerkrankungsverfahren: Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten stellt sich dem Arbeitgeber die Frage der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen auf die Entgeltfortzahlung. Da dieser über keine Diagnosen verfügt, prüft die Krankenkasse, ob auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für den Arbeitnehmenden ausläuft. Die anrechenbaren Vorerkrankungen übermittelt die Krankenkasse an den betroffenen Arbeitgeber im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Dies gilt jedoch nicht für geringfügig Beschäftigte und privat Krankenversicherte.

Bei der Überlassung eines Arbeitnehmers, die nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) erfolgt, ist der Verleiher lohnsteuerrechtlich als Arbeitgeber anzusehen. Für die Frage, ob der Arbeitnehmer einer betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, ist das Arbeitsverhältnis zwischen dem Arbeitgeber (Verleiher) und dem (Leih-) Arbeitnehmer maßgeblich. Eine dauerhafte Zuordnung liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer wiederholt, aber befristetet beim Entleiher eingesetzt wird. 

Praxis-Beispiel:
Der Kläger ist mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag bei einem Personaldienstleister angestellt, der Arbeitnehmer im Rahmen von Zeitarbeit überlässt. Laut Arbeitsvertrag sollte der Kläger als überbetrieblicher Mitarbeiter bei Kunden eingesetzt werden, ohne dass dadurch ein Vertragsverhältnis zu dem jeweiligen Kunden begründet wird. Der Kläger machte seine Fahrten nach Dienstreisegrundsätzen in Höhe von 5.162,40 € als Werbungskosten geltend (239 Tage x 36 km x 0,30 € x 2). Das Finanzamt berücksichtigte im Einkommensteuerbescheid nur die Entfernungspauschale, die es um den steuerfreien Fahrtkostenersatz kürzte (= 2.120 €).

Beruflich veranlasste Fahrtkosten sind Erwerbsaufwendungen. Handelt es sich bei den Aufwendungen des Arbeitnehmers um Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, kann grundsätzlich nur die Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 € angesetzt werden. Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, dem der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

Das Finanzgericht ist zu Unrecht davon ausgegangen, dass der Betrieb des Entleihers die erste Tätigkeitsstätte des Klägers war. Für die Beurteilung ist das Arbeitsverhältnis zwischen dem Kläger und der Entleihfirma maßgeblich (sog. Leiharbeitsverhältnis). Der BFH gab dem Kläger Recht, weil für das Aufsuchen einer ersten Tätigkeitsstätte auf die arbeitsrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers abzustellen ist. Dabei kommt es in Fällen der Arbeitnehmerüberlassung grundsätzlich nicht auf die Vereinbarungen zwischen dem Verleiher und dem Entleiher an. Das Arbeitsverhältnis des Klägers zu seinem Arbeitgeber (Personaldienstleister) war unbefristet. Die Überlassung des Klägers an den Entleiher erfolgte dennoch jeweils befristet. Der weitere Einsatz des Klägers bei dem Entleiher war somit davon abhängig, dass der Entleiher nach Ablauf der jeweiligen Frist mit dem Personaldienstleister eine weitere (wiederum befristete) Arbeitnehmerüberlassung vereinbarte. 

Fazit: Der Kläger stand in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis zum Verleiher. Damit war der Kläger bezogen auf die betriebliche Einrichtung beim Entleiher weder unbefristet noch für die Dauer seines Beschäftigungsverhältnisses zugeordnet. Somit kann der Kläger seine Fahrkosten nach den vorteilhaften Grundsätzen geltend machen, die für Dienstreisen gelten.

Bei Betriebsveranstaltungen, die allen Betriebsangehörigen offenstehen, sind Aufwendungen bis zu 110 € lohnsteuerfrei. Darüber hinaus gehende Beträge können mit 25% pauschal der Lohnsteuer unterworfen werden. Das Finanzgericht hat entschieden, dass auch die Lohnsteuerpauschalierung bei Betriebsveranstaltungen mit 25% nur dann anwendbar ist, wenn die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht.

Praxis-Beispiel:
Das Finanzamt hat gegenüber der Klägerin einen Lohnsteuer-Nachforderungsbescheid und einen Lohnsteuer-Haftungsbescheid erlassen. Das Finanzamt behandelte die Aufwendungen für die Vorstandsweihnachtsfeier und die Weihnachtsfeier für den Konzernführungskreis als steuerpflichtigen Arbeitslohn. Es wendete nicht den pauschalen Steuersatz von 25% an, sondern einen durchschnittlichen Steuersatz von 81,81% bzw. 62% (§ 40 Abs. 1 Nr. 2 EStG).

Zwischen den Beteiligten ist unstreitig, dass die Klägerin den Teilnehmern steuerbaren Arbeitslohn zugewendet hat. Die Klägerin machte jedoch geltend, dass der pauschale Steuersatz von 25% anzuwenden sei, weil es keine gesetzliche Regelung gibt, die diese Pauschalierung ausschließt, wenn die Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht.

Es ist eindeutig, dass von den Zuwendungen kein Freibetrag abzuziehen ist, weil die Vorstandsweihnachtsfeier und die Weihnachtsfeier für den Konzernführungskreis nicht allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen stand, sondern nur Vorständen bzw. Führungskräften. Die Legaldefinition des Begriffs der Betriebsveranstaltung enthält nicht das Kriterium des Offenstehens der Veranstaltung für alle Angehörigen des Betriebs. Dieses Kriterium ist nur Bedingung für die Anwendung des Freibetrags.

Begriffe, die in verschiedenen Vorschriften desselben Gesetzes verwendet werden, sind grundsätzlich einheitlich auszulegen. Eine von einer Legaldefinition abweichende Auslegung kommt in Betracht, wenn der Zweck der Regelung, ihr Zusammenhang mit anderen Vorschriften und/oder die Entstehungsgeschichte eindeutig erkennen lassen, dass der Begriff anders als in der Legaldefinition zu verstehen sein soll. Das Finanzgericht Münster geht davon aus, dass eine solche von der Legaldefinition abweichende Auslegung des Begriffs der Betriebsveranstaltung hier geboten ist.

Das Finanzgericht hat die Revision zugelassen (Az. beim BFH: VI R 5/22). Somit hat der BFH über die Auslegung zu entscheiden. Wie der BFH den Zweck der Vorschrift begründet, ist zurzeit offen. Wichtig! In entsprechenden Fällen ist es sinnvoll, Einspruch einzulegen und zu beantragen, dass das Verfahren bis zur Entscheidung durch den BFH ausgesetzt wird.